Er is lichte paniek. Oranje ligt eruit, supermarkten mogen geen sterke drank meer verkopen, kratten bier mogen niet meer in de korting én de btw-regels gaan veranderen.
Een jaar of twee geleden werd bekend dat de btw-wetgeving in Europa op de schop zou gaan. Er was destijds een ingewikkelde regelgeving. Als je een product in een ander land van de EU verkocht, moest je vanaf een bepaalde omzet ook in dat land je btw-aangifte doen.
Stel, wij verkopen ons boek en het is een daverend succes in Duitsland. Dan zouden wij de btw van die boeken in Duitsland moeten afdragen volgens het Duitse btw-tarief. De regel was behoorlijk ingewikkeld en gold in de praktijk voor bijna niemand. Het ging namelijk alleen op fysieke producten en gold alleen vanaf een hele hoge omzet. De drempel verschilde van 25K tot 100K per land.
Vanaf 1 juli wordt de regelgeving aangepast. De drempel waarbij je btw-aangifte moet doen voor producten die je in het buiten land verkoopt, ligt voortaan een stuk lager. Zodra je meer dan 10K omzet draait in alle EU-landen bij elkaar, gelden de nieuwe btw-regels voor jou. Als je internationaal actief bent met je producten, zit je er al snel boven. Daarom moeten nu veel meer ondernemers elk kwartaal hun btw-aangifte niet alleen in Nederland doen, maar ook in elk afzonderlijk land.
One Stop Shop voor het doen van je btw-aangifte
Btw-aangifte doen in alle landen waar je verkoopt. Als je een webshop hebt waarin je producten verkoopt in verschillende Europese landen, wordt het al snel een hele klus. Daarom komt de belastingdienst met een oplossing: de OSS-regeling. De afkorting staat voor One Stop Shop.
Het werkt als volgt:
Stel, je hebt een webshop waar je hardloopschoenen verkoopt. Je krijgt orders vanuit 12 verschillende landen in de EU. Je moet bijvoorbeeld je btw-aangifte indienen bij de Duitse belastingdienst en daar je btw afdragen voor het Duitse tarief. Dit herhaal je voor alle 12 landen waar je verkoopt.
Dankzij deze One Stop Shop wordt het makkelijker om je btw-aangifte te doen voor verschillende landen. Als je je aangifte uitsplitst, kun je een losse aangifte doen bij de Nederlandse belastingdienst. Zij verrekenen dat vervolgens met de andere landen. Het enige wat je zelf hoeft te doen, is van al je omzet inzichtelijk maken in welk land je dat product hebt geleverd en welke btw daarbij hoort.
Via een losse aangifte bij de belastingdienst kun je aantonen welke omzet je in welk land hebt gemaakt. Vervolgens kun je daar een certificaat voor aanvragen. Een e-herkenning certificaat niveau 3. Als je een boekhouder hebt, kun je deze machtigen en heb je zelf geen certificaat nodig. Na je aangifte maak je je geld over naar de Nederlandse belastingdienst en die regelt dat onderling met de belastingdienst in andere landen.
Gemakkelijk je btw splitsen dankzij Plug & Pay
Wanneer je voortaan je btw-aangifte doet, moet je precies weten welke omzet je in welk land hebt gemaakt en wat daarvoor het bijbehorende btw-tarief is. Maar hoe houd je dat bij?
De afgelopen tijd hebben we hard gebouwd aan ons Plug & Pay facturatiesysteem. We vinden het heel gaaf dat onze update op tijd af is. Waarom dat zo bijzonder is? Als we om ons heen kijken, hebben andere webshops en boekhoudsoftware de functie nog niet af.
De paniek rondom de nieuwe regel lijkt nog niet zo groot. Je moet je aangifte natuurlijk pas in oktober doen. Nu is er nog niets aan de hand. Als je in oktober echter pas gaat kijken waar je omzet precies vandaan komt, is dat een hele klus. Als je vandaag omzet maakt, is het handig als dat vandaag al correct in je systeem staat.
Dat is precies wat we mogelijk maken met Plug & Pay. In de check-out wordt je omzet al meteen op de juiste manier verwerkt. Als iemand in Duitsland iets bij je koopt, zetten we daar meteen de Duitse btw van 19% op.
Zo zorgen we met Plug & Pay dat alles aan de achterkant alvast goed staat. Je weet dan zeker dat elke order die nu geplaatst wordt meteen op de juiste manier in je systeem staan. Als je straks aangifte gaat doen, hoef je er alleen maar even een uitdraai van te maken.
Hoe bepalen we welk btw-tarief geldt?
Plug & Pay rekent automatisch het Duitse btw-tarief voor klanten uit Duitsland en het Portugese btw-tarief voor klanten uit Portugal. En natuurlijk ook het bijbehorende tarief voor alle andere landen in de EU. Maar hoe weten we waar iemand zich bevindt?
Tijdens de partnermeeting van Plug & Pay hebben we uitgebreid overlegd over hoe we de btw gaan splitsen. We konden kijken naar de locatie van een gebruiker op basis van zijn IP-adres, maar ook op basis van de locatie die diegene zelf invult. Dat laatste zou echter een probleem meebrengen. Iemand in Nederland zou gewoon ‘Portugal’ als land kunnen invullen, zodat hij een stuk minder btw zou moeten betalen. En hoe zit het eigenlijk met digitale producten?
De nieuwe btw-regel maakt onderscheid tussen fysieke producten en digitale diensten. Een e-book is bijvoorbeeld geen product, maar een digitale dienst. Veel ondernemers weten dat niet. Als je een volledig online programma verkoopt, is dat een digitale dienst en geldt daar een ander btw-tarief voor. In Nederland is dat bijvoorbeeld 9%.
Voor het bepalen van het juiste btw-tarief gaan we uit van het land of het IP-adres. Daarmee zit je sowieso goed met hoe je de btw berekent voor de belastingdienst, dus daar hoef je je geen zorgen meer over te maken.
Hoe stel je nu de juiste belastingtarieven in via Plug & Pay? Je wilt natuurlijk niet per product voor alle landen apart een tarief instellen. Daarom hebben we een oplossing bedacht. Je kunt meerdere profielen maken die je vervolgens kunt toepassen voor alle producten. Met één keer instellen ben je klaar. Dat is het fijne aan Plug & Pay.
Aan de voorkant is Plug & Pay een vrij compacte tool. Aan de achterkant zit er echter veel werk in. Daarom hoef je als gebruiker maar een paar dingen in te stellen en ben je meteen klaar.
Ben jij al klaar voor de nieuwe btw-regel?
Het is belangrijk dat je als ondernemer weet dat er nieuwe btw-regels aankomen. Pas wanneer je in oktober je aangifte gaat doen krijg je er écht mee te maken. Het wordt echter heel moeilijk om alles met terugwerkende kracht uit te zoeken. Daarom raden we je aan om er nu al mee aan de slag te gaan.
Gebruik je Plug & Pay, dan is dat geen issue. Dan wordt het voor je geregeld. Is dat niet het geval? Dan is het slim om even te kijken naar het systeem dat je gebruikt, om te zien wat daar de mogelijkheden zijn.
Persoonlijk hadden we meer paniek verwacht rondom de nieuwe btw-ergelgeving, vergelijkbaar met de AVG Wet in een notendop (GDPR stappenplan) een paar jaar geleden. Toen stond het hele land op zijn kop, maar nu lijkt niemand in de gaten te hebben dat er iets gebeurt.
Heb je meer dan 10.000 euro omzet per jaar in andere EU-landen? Dan is de nieuwe btw-regelgeving relevant voor je. Ben jij al bezig met de nieuwe btw-regel? Heb je het al opgelost? Of ga je er direct mee aan de slag?
