Tips voor betere focus
02 november 2019 
10 min. leestijd

Tips voor betere focus

Na het IMU event, IMU Gold masterminds en het Oktoberfest kunnen we weer voor het eerst sinds weken vijf dagen achter elkaar werken. Heerlijk! Onafgebroken doorknallen aan onze eigen business, salesprocessen, nieuwe projecten en waardevolle content.

Het is best gek om je te realiseren wat het met je focus kan doen als je van alles in je agenda hebt staan. Je hebt heel wat tijd nodig om echt ergens helemaal in te komen.

De IMU Gold en Silver masterminds vonden plaats op donderdag en vrijdag. De dagen ervoor hadden we niet bijzonder veel te doen, maar doordat we wisten dat de masterminds op de planning stonden, kwamen we ook niet volop in de productiemodus. Je duikt dan niet zomaar een groot project in.

Eigenlijk maak je vooral jezelf een beetje gek. In theorie kun je drie volle dagen werken. Alleen zodra het in je systeem zit dat je later in de week nog iets hebt staan, merk je dat je je niet volledig kan overgeven aan iets anders.

Hoe één taak de hele dag je focus in de weg kan zitten

Als we een groot evenement op de planning hebt staan, zien we dat als een soort berg op ons pad waar we niet zomaar overheen kunnen kijken. Eerst moet het seminar zijn geweest en pas dan is er weer ruimte om andere dingen te gaan doen.

Het hoeft ook niet altijd iets groots als een seminar te zijn. Tonny merkte het ook toen laatst de schoorsteenveger langs kwam. Hij was de hele dag gewoon thuis en kon vrijuit gefocust aan één ding werken. Er was één probleem: de schoorsteen kwam langs, ergens tussen twaalf en twee. Dan ga je tot twaalf uur niet echt de diepte in. Je gaat ook geen dingen doen waar je je diepste concentratie voor nodig hebt, want je weet dat je elk moment gestoord kan worden.

Op zo’n dag zit je constant met één been in je werk en met je andere been in het idee dat je straks nog iets te doen hebt. Na zo’n afspraak is de dag al ver voorbij. Dan kom je ook niet meer in je concentratie. Dat is een heel raar idee. Je mist vijf minuten op een dag, maar toch was je hele dag onderbroken.

De focus uitdaging van een groeiende business

Bij de IMU Gold mastermind merkten we dat veel mensen wat problemen hadden met hun focus. De ondernemers in de groep zijn op een bepaald punt in hun business terechtgekomen dat ze een volgende focus uitdaging hebben.

In het begin wil je je focus bij je taken houden. Je wilt ervoor zorgen dat je je taken goed afrondt, zodat het fundament van je business goed staat. Je hebt producten, je funnels staan, je bezoekersstroom is op orde en elk stukje van je business klopt. De volgende stap is dat je gaat opschalen en stukjes werk gaat uitbesteden. Je krijgt dan ineens te maken met andere mensen. Misschien besteed je een project uit bij een grotere partij of er komt een nieuw teamlid.

Als je een stukje van je business uitbesteedt, wordt een deel van de uitvoer door iemand anders gedaan. Dat wil niet zeggen dat jij er geen zorgen meer van hebt. Of dat je er niets meer mee te maken hebt. Jij blijft altijd de eindverantwoordelijke van je business. Daarom krijg je nog altijd vragen over de projecten die je uitbesteedt en heb je soms meetings met de mensen die voor je werken.

Tijdens de IMU Gold mastermind merkten we dat veel ondernemers met dit soort problemen te maken hebben. Hun weken staan vol met meetings, maar ze houden helemaal niet van mensen aansturen. Ze zijn er nu veel tijd mee kwijt en krijgen de hele dag door appjes en e-mails. Daardoor komen ze niet meer toe aan wat ze zelf graag zouden doen. Aan de reden waarom ze in eerste instantie zijn begonnen met uitbesteden.

Ben je gefocust of blijf je aan de oppervlakte?

Als je weet dat je op elk moment gestoord kan worden, blijf je meer aan de oppervlakte. Je blijft alerter op wat er om je heen gebeurt. Je weet dat je op elk moment een appje kan krijgen van iemand die iets van je nodig heeft. Vooral als er nieuwe teamleden of freelancers zijn. Of als er projecten zijn die je net in gang hebt gezet.

Berichten van teamleden komen niet gefocust in één keer. Het is niet dat iedereen zich maandag tussen 9 en 10 uur ‘s morgens meldt en je in één keer antwoord kunt geven zodat je er de rest van de dag vanaf bent. Het verspreidt zich over de dag. Elk moment dat je even stopt om een appje te beantwoorden, word je uit je focus getrokken en duurt het lang om weer terug in die focus te komen.

Er zijn verschillende onderzoeken gedaan naar focus. Het ene onderzoek zegt dat je zeven minuten nodig hebt om terug in je concentratie te komen. Andere onderzoeken zeggen dat het zelfs 21 minuten duurt voordat je weer echt geconcentreerd bent.

Je bent dus 90% van de dag aan de oppervlakte. Want wanneer ben je 21 minuten lang aan één stuk door met iets bezig zonder dat je een appje krijgt of in je e-mail kijkt? Dat is de beste vorm van concentratie waar je in kunt zitten. Als je in die staat zit, kun je echt meters maken.

Hoe snel je terug in je concentratie komt, ligt er ook een beetje aan wat je aan het doen bent. Als je lopendebandwerk staat te doen aan de keukentafel, bijvoorbeeld garnalen pellen, dan heb je heus geen 20 minuten nodig om terug in de focus te komen als je even een appje leest. Misschien duurt het hoogstens een minuutje.

Maar als je echt iets aan het creëren bent, bijvoorbeeld een boek schrijven, advertenties opzetten, mailings maken of video’s opnemen, dan heb je daar een diepere concentratie voor nodig. Hetzelfde geldt voor een website bouwen. Dan heb je een totaalbeeld nodig. Je kunt niet zomaar tussendoor even een half uurtje aan een website bouwen. Je wilt er meerdere uren achter elkaar gefocust mee bezig zijn.

Focus dagen achter elkaar of verspreid over de week

Het afgelopen jaar hadden we onze focusdagen op dinsdag en donderdag. Al snel merkten we dat twee focusdagen die niet aaneengesloten zijn ook hun nadelen met zich meebrengen.

Op zo’n focusdag ben je lekker bezig, maar het duurt even voordat je écht in een project zit. Aan het begin van de middag zit je er eindelijk goed in. Aan het einde van de middag kom je tot de conclusie dat je er de volgende dag nog even mee verder wilt. Maar dat kan niet, want je hebt al een aantal afspraken staan.

Zodra je na een dag vol afspraken weer een focusdag voor jezelf hebt, moet je er weer helemaal opnieuw inkomen. Je hele patroon is verstoord. Daarom pakken we het voortaan anders aan: we plannen twee dagen achter elkaar in om te focussen.

Beginnen met focusdagen

Als je net begint met een team bouwen, lijkt het in eerste instantie nog heel moeilijk om een thuiswerkdag in te voeren. Totdat je het werkelijk gepland hebt. Je zet het in je agenda en zegt tegen iedereen: “Op woensdag ben ik niet meer op kantoor. Als je vragen hebt, moet je dat op dinsdag of donderdag vragen.”

Wanneer je begint met het inplannen van focusdagen, zul je merken dat het heel snel went. Het blijkt makkelijk te kunnen. Veel gesprekken die je voerde, blijken niet meer nodig te zijn. Veel van de afleiding die gedurende de dag had verdwijnt gewoon.

Zodra je één focusdag hebt gepland, kun je dat heel snel oprekken naar twee of drie dagen. Dan wordt het een walhalla aan focus en creativiteit. Dat is waar je uiteindelijk naartoe wilt gaan.

Betere focus dankzij betere communicatie binnen het team

Een tijd terug merkten we dat de communicatie binnen het team steeds moeizamer ging. We communiceerden op verschillende plekken en het werd steeds ingewikkelder. We werden op vier verschillende manieren tegelijk afgeleid. Mensen kwamen op kantoor naar ons toe, stuurden ons mailtjes, stuurden berichtjes via WhatsApp én zetten taken in verschillende to-do lijst tools.

Op een gegeven moment besloten we: laten we het hele team centraal trekken en één to-do lijst tool gebruiken waarin we met elkaar kunnen communiceren. We zijn toen gaan werken met Asana. We spraken af dat we niet meer zouden mailen. Als je iets over een project te zeggen had, dan deed je dat in Asana.

We zorgden ervoor dat alles wat niet urgent was in Asana kwam. Dit maakte alles al een stuk overzichtelijk. Als je weken geleden iets had afgesproken over een bepaald project, kon je het in Asana terugvinden. Alles staat op één plek.

Een andere verandering die we doorvoerden, was om onderling geen WhatsApp te gebruiken. Via WhatsApp kun je berichtjes krijgen van iemand in het team, maar ook van een van je vrienden. Of van een groepsapp. Je kunt ervoor kiezen om dat appje niet te openen omdat het niet werkgerelateerd is. Maar je hebt wel de melding gekregen, waardoor je even uit je focus was. Je hebt het gezien en misschien automatisch ook al de eerste zin gelezen. Daardoor is er een open loopje in je hoofd gecreëerd. Je weet dat er nog een berichtje is dat je graag wilt antwoorden. Dat zorgt ook weer voor afleiding.

We besloten om WhatsApp te vervangen door een andere tool: Slack. Daar zitten we met alleen ons team in. Als er een acuut probleem is waar je meteen antwoord op moet hebben, kun je dat in Slack zetten. Als het niet urgent is, kan het ook via Asana. Dan kijkt de ander ernaar op het moment dat het voor hem of haar uitkomt.

Door het gebruik van Asana en Slack is een groot deel van de urgentie weg. We merken een wereld van verschil. Als je iemand een WhatsAppje stuurt, moet diegene er meteen iets mee. Doordat je het in Asana moet zetten, denk je veel beter na over wat je precies wilt zeggen. Is het echt een concrete taak of meer een hersenspinsel? Daar zit al de eerste selectie. Als het iets is waar iemand anders iets mee moet doen, moet je het meteen verwoorden als concrete taak. Die taak kan worden afgevinkt of open blijven staan. Dat maakt het heel tastbaar. Op WhatsApp heb je dat niet. Daar blijft alles open staan.

Het is heerlijk om het Asana tabje meerdere uren per dag niet open te hebben staan en de meldingen op je telefoon uit te zetten. Dan komt de echte productiviteit. Daarom hebben we met het team afgesproken dat iedereen sowieso één keer per dag in Asana kijkt en dat helemaal bijwerkt. Als je een vraag stelt, weet je zeker dat je dezelfde dag nog reactie krijgt, zodat je weer verder kunt.

Betere focus begint bij jezelf

Tijdens de IMU Gold mastermind hoorden we van meerdere mensen dat ze de hele dag door werden gebeld of geappt en nooit in een diepere concentratie kwamen. We gaven hen de tip: spreek af dat je tot vier uur niet bereikbaar bent en laat dat ook weten aan je team. Als je dat niet uitspreekt, kun je anderen ook niet verwijten dat ze jou ‘s morgens of ‘s middags bellen.

Een betere focus begint bij jezelf. Je wilt geen afleiding toelaten in je eigen dagplanning. Als je niet afgeleid wilt worden, moet je misschien beginnen met andere mensen niet afleiden. Door ook zelf niet zomaar ideeën over de schutting te gooien.

Ook hier is een tool als Asana heel handig. Als we bijvoorbeeld een bugje in het systeem tegenkomen, zouden we daar normaalgesproken meteen de hoofdprogrammeur over appen. Daardoor onderbreken we hem in zijn dagplanning. Nu zetten we het gewoon in Asana. Het maakt dan niet uit of iemand het nu doet, morgen of volgende week. Als je maar weet dat het gaat gebeuren. Dan kun je het afsluiten en heb je rust in je systeem.

Meer focus door je afspraken slim te plannen

Als je een meeting hebt staan, kan dat je dag enorm opbreken. Stel, je hebt een meeting om 10 uur ‘s morgens. Je begint je werkdag om half 9. Van 9 tot 10 ga je niet echt in volle focus iets doen. Je tikt wat kleine taakjes weg. Vervolgens heb je een meeting van 10 tot half 12. Je weet dat je om 1 uur weer gaat lunchen. Dan ga je ook niet in volle concentratie nog iets doen.

Om 1 uur ga je lunchen. Je neemt een uitgebreide pauze en voor je het weet ben je een uur verder. Dan is het 2 uur en denk je: de dag is nu al zo ver voorbij, ik ga niet meer geconcentreerd aan iets werken.

Van veel IMU Gold leden hoorden we dat ze meerdere keren per week een aantal gestructureerde meetings hadden. Eentje op maandag, eentje op woensdag en eentje op donderdag. Daardoor heb je al drie dagen waarop je niet in je diepste vorm van focus terechtkomt.

Ons advies: probeer al je focus versplinterende taken zoveel mogelijk op één dag te plannen. Wij houden onze meetings altijd zoveel mogelijk op maandag. Van tevoren weten we al dat er op maandag weinig productiefs gebeurt. Daar hebben we vrede mee, want we weten dat we daardoor de andere dagen wél kunnen focussen.

Hoe houd je je agenda leeg?

Het kan wat onnatuurlijk voelen om een afspraak bewust niet in te plannen op een dag die je nog helemaal vrij had. Tonny voelde het ook altijd. Als iemand hem vroeg wanneer hij kon voor een afspraak keek hij in zijn agenda en dacht: ‘Ik heb de hele week niets te doen, maar eigenlijk kan ik de hele week niet, want ik wil hier geen dagen voor opofferen’.

Als je vaste dag voor afspraken al vol zit, kan het dat je misschien wel tijd hebt om even te bellen. Nadat je even gebeld hebt, merk je dat het prima via de telefoon kon. Er was helemaal geen meeting voor nodig. Je neemt vaak de tijd die je jezelf gunt. Als je een half uurtje over hebt om iets te doen, past het vaak ook wel in een half uurtje.

Vind je het moeilijk om je lege agenda ook leeg te houden? Plan je focusdagen dan in als afspraken met jezelf. Dan wordt het veel makkelijker om die dagen niet op te vullen met andere – waarschijnlijk minder belangrijk – dingen. Als iets in je agenda staat en het is heilig voor je, dan doe je het uiteindelijk ook.

Over de schrijver
Wij van de IMU zijn er om jou als ondernemer te helpen groeien via het internet. Dat doen we door de beste tips en nieuwste trends te delen via onze e-books, blogs, video’s, cursussen, podcast en evenementen. Daarnaast is het onze missie om gelijkgestemde ondernemers te verbinden binnen onze IMU Community. Ook faciliteren we je - middels onze software - om je website bezoekers, conversie, funnels, automatisering en daarmee je vrijheid als ondernemer te vergroten.
Reactie plaatsen