WooCommerce is een ideaal systeem om te gebruiken als webshop bij je WordPress website. Ja, dat zeg ik in bijna alle artikelen die ik schrijf 😉 Maar is het gewoon echt zo. Er zijn niet veel dingen die ik onhandig vind, maar toch zijn er een paar dingen die wat mij betreft wel verbeterd mogen worden. Éen van deze dingen is het versturen van facturen met WooCommerce. Er is niet veel beschikbaar en wat er beschikbaar is, is niet heel erg handig. Daarom ga ik je in dit artikel uitleggen hoe je facturen stuurt met de standaardfunctie van WooCommerce én bied ik je enkele alternatieven.
Er zit een standaardfunctie in WooCommerce waarmee je facturen kunt sturen naar de klant. Nadeel: Je dient deze handmatig te versturen. Je moet dus echt bij élke bestelling aanklikken dat er een factuur moet worden verstuurd. Op zich niet heel erg handig 🙂 Nog een nadeel: Je ontvangt hier zelf niet een kopie van. Daar heb je vrij weinig aan, want je moet deze facturen natuurlijk wel in je administratie verwerken. Je kunt handmatig een factuur versturen door naar de betreffende bestelling te gaan en te klikken op Klantfactuur (opnieuw) versturen.
Wil je de tekst van de automatische facturen aanpassen? Je kunt een aantal dingen aanpassen bij WooCommerce > Instellingen > E-mails > Klantfactuur. Je kunt echter maar een paar kleine, simpele dingen aanpassen. Veel speelruimte is er dus niet 🙂
Maar goed, zoals ik al zei ontvang je zelf geen kopie van deze facturen. Erg vervelend…
Er zijn een paar gratis plugins beschikbaar waarmee je automatisch (PDF) facturen kan laten maken en versturen. Hieronder een paar plugins die veel worden gebruikt:
Beide plugins schijnen goed te werken, maar ik werk er zelf niet mee. In het volgende stukje zal ik je uitleggen waarom dat zo is. 🙂
Bij kopje twee noemde ik twee gratis plugins die je kunt gebruiken, maar ik werk er zelf liever niet mee. Waarom? Omdat je het niet kunt koppelen aan de rest van de administratie. Althans, als je buiten je WooCommerce webshop om nog méér hebt aan administratie. Want….
LET OP: Volgens de Nederlandse wet dienen de facturen een opeenvolgende nummering te hebben. Dus je kunt niet met verschillende nummersystemen werken…
Dus eigenlijk MOET je je WooCommerce facturen kunnen koppelen met de rest van je administratie. En dat kan natuurlijk niet als je de standaardfunctie gebruikt en/of één van de gratis plugins die ik hierboven noemde. Dit geldt overigens alleen als je naast je WooCommerce webshop nog meer hebt aan administratie, he… Als je ALLEEN die ene webshop hebt, dan klopt de nummering wel. En hoef je je dus geen zorgen te maken 😉
Maar ik verkoop dingen online via mijn WooCommerce webshop én ik maak “gewone” facturen voor website projecten. Hoe ik het dan voor elkaar krijg dat dit allemaal samenkomt in één administratie? Dat doe ik door middel van een online boekhoudsysteem die een koppeling heeft met WooCommerce. Woop woop! Wat mij betreft de beste oplossing ever 😉 Ik werk zelf alleen met Moneybird, maar hieronder zal ik er nog een paar noemen;
Er zijn nog meer online programma’s waarmee je dit kunt doen, maar ook daar heb ik geen ervaring mee… Dus eigenlijk heeft het niet echt een meerwaarde dat ik die hier ga noemen haha 😉
Veel dingen met WordPress kun je gratis doen, denk aan alle plugins die beschikbaar zijn. Maar dit is één van de dingen waarvan ik je écht kan aanraden om wél (een beetje) te investeren. Het bespaart je zoveel ellende met administratie. 🙂 Die tijd kun je eigenlijk beter steken in “echt” werken.