Uitbesteden of zelf doen? Tips voor ondernemer

Steek je hand op als je ook een controlfreak bent!

Veel ondernemers hebben moeite met dingen uitbesteden. Maar als je meer impact wil maken met je business, dan kun je het moeilijk vermijden. Blijf je alles zelf doen of ga je uiteindelijk toch taken uitbesteden? En hoe vind je dan goed personeel en goede freelancers?

Overweeg je om werk te gaan uitbesteden?

Zorg dan eerst dat je overzichtelijk krijgt wat je allemaal precies doet. Vervolgens kun je gaan kijken of er iets tussen zit wat iemand anders net zo goed zou kunnen doen. Daarna kun je kijken of je er het budget voor hebt en wat het je oplevert. Levert het je alleen energie op? Of zit je helemaal vol en zou je met de tijd die je wint iets anders gaan doen?

Zodra je weet wat je gaat uitbesteden, kun je gaan kijken of het je meer oplevert dan wanneer je het zelf zou doen. Is dat het geval? Dan kun je daarin gaan investeren. Naast één van de dingen uitbesteden die je nu zelf doet, kun je ook overwegen om iets uit te besteden waar je nu juist geen tijd voor hebt.

Welke taken kun je allemaal uitbesteden?

Als je nog een eenpitter bent, kijk je meestal eerst naar de meest afgebakende taken. Zo is boekhouding vaak het eerste wat je uitbesteedt. Het is een redelijk universeel iets wat ieder bedrijf moet doen. Het zijn letterlijk uren die je doorstreept en buiten je bedrijf legt.

Tonny vond het vroeger altijd heel fijn om te bedenken wat hij buiten de muren van het kantoor kon neerleggen. Je hebt dan een heel klein team en bent heel effectief. Je laat alle ruis buiten. Je kunt je boekhouding heel makkelijk uitbesteden, maar bijvoorbeeld ook je vormgeving.

Je kunt zelfs je marketing uitbesteden. Maar daar maken veel ondernemers een denkfout. Ze zijn zelf niet goed in marketing of hebben het nooit gedaan. Door het uit te besteden, verwachten ze dat iemand anders hun bedrijf succesvol maakt. Maar dat lukt eigenlijk nooit.

Als je iets gaat uitbesteden, wil je dat het tastbaar is. Iets wat je zelf kunt overzien.

Je kunt bijvoorbeeld kiezen om niet je hele marketing uit te besteden, maar alleen je advertenties. Of alleen websitebouw. Maar dat je wel zelf weet wat er op die website moet komen te staan en hoe die wordt ingericht. Je kunt ook alleen copywriting of SEO-optimalisatie van je site uitbesteden.

Je wilt zorgen dat het heel erg is afgebakend. Dan weet je: als je dit bij een expert neerlegt, dan kan diegene precies dat stukje goed doen. Je kunt het beste kiezen voor iemand die specifiek focust op dat ene stukje dat jij wilt uitbesteden.

Soms zie je van die bedrijven die aangeven dat ze alles van A tot Z kunnen. Van die online marketingbureaus waar 3 mensen werken, maar die wel SEO, Facebook Ads, Google Ads, YouTube Ads, videomarketing, websitebouw, webdesign, conversie geoptimaliseerde teksten en neuromarketing aanbieden. Als je met zijn drieën bent kan dat niet. Het gebeurt dan waarschijnlijk op een heel laag niveau.

De charme van alles zelf doen

In zijn begindagen deed Tonny alles zelf, zelfs de boekhouding. Hij deed de klantenservice, stuurde de programmeur aan, bouwde de website, schreef de mailings, gaf de webinars, deed de schoonmaak. Alles in het bedrijf deed hij. Het is wel de charme van het ondernemerschap.

Als je je hele leven bouwt aan één bedrijf, heb je die opstartfase maar één keer. Je doet alles zelf en realiseert je dat je je er een beetje op had verkeken. Je werkte 40 uur per week en als ondernemer heb je ineens 10 fulltime banen die je allemaal door elkaar moet doen.

Tonny ziet er wel de charme van in om een tijdje alles zelf te doen.

Wanneer je alles zelf doet heb je je bedrijf echt met bloed, zweet en tranen gebouwd.

Je overziet al het werk dan ook en snapt welke impact zaken op elkaar hebben. Als het te groot wordt of het gaat ten koste van je groei, dan kun je gaan uitbesteden.

Wat gebeurt er als je meteen al werk uitbesteedt?

Een tijdje terug is Tonny een nieuw bedrijf gestart met Albert Sonnevelt: Brein TV. Albert en Tonny zijn allebei al een hele poos ondernemer. Ze waren het er allebei over eens dat ze dit bedrijf niet meer wilden bouwen zoals ze vroeger deden.

Met Brein TV is vanaf dag één afgesproken: Albert en Tonny spreken de podcast in, er is een extern bedrijf dat de videomontage doet, er is een externe copywriter die daar een blog van schrijft en er is iemand die het op social media zet en de klantenservice doet. Alle taken liggen bij verschillende mensen. Er is geen kantoor en geen team. Alleen een verzameling van mensen die allemaal radertjes in het geheel zijn. Dat is allemaal in de eerste maand opgezet.

Nu Tonny daarnaar kijkt, bedenkt hij zich:

Had ik dit 10 jaar geleden maar geweten! Had ik toen maar gedurfd om hier in te investeren!

Binnen vier weken hebben ze een succesvol bedrijf opgezet en ze hebben er zelf amper tijd in hoeven steken.

Zeker als je wat langer bezig bent, kun je jezelf er echt in gaan trainen om werk uit te besteden. Het wordt steeds makkelijker. Je gaat steeds meer durven loslaten. Op een gegeven moment wordt het zelfs een sport om te kijken naar wat je nog meer kunt uitbesteden van wat er nu op je lijstje staat. In het begin wil je toch die romantiek houden van lekker je eigen dingetje doen en alles zelf uitvogelen.

Twee manieren van werk uitbesteden

Zoals je ziet zijn er twee manieren om een bedrijf te beginnen en er zit een groot verschil tussen.

• Of je doet alles zelf en werkt 120 uur per week.
• Of je doet bijna niets.

Maar als je gaat uitbesteden heb je wel budget nodig. Het is niet zo dat er bij Brein TV vanaf de eerste dag al geld binnenkwam. Tonny heeft daarom zelf een flink bedrag in de bv gestort.

Nog steeds gaat er elke maand veel geld in de bv. Het bedrijf is flink aan het opschalen en boekt daarom elke maand nog best wel wat verlies. Maar dat is niet erg, want er is een omzetcurve voorspeld waarmee de bv volgend jaar wél winst gaat draaien.

Als iets in de eerste maand al winstgevend moet zijn, moet je eerst zelf veel uren maken zonder dat je jezelf daarvoor betaalt. Of je legt er in het begin geld op toe, zodat je een machine bouwt en er zelf niet in hoeft te zitten. Tonny durft die tweede beslissing nu makkelijker te nemen. Maar als het je eerste bedrijf is, dan is het heel moeilijk om meteen veel geld in je bedrijf te stoppen en een team te bouwen.

Het is niet altijd slim om meteen veel uit te gaan besteden. Vooral als je geen ervaring hebt en je weet nog niet wat je verdienmodel precies gaat zijn. Je bedrijf heeft incubatietijd nodig.

Juist doordat Tonny vroeger alles zelf heeft gedaan, weet hij nu precies wat hij moet uitbesteden.

Wat kun jij het beste uitbesteden?

In de eerste week van januari maken we met de groep die we coachen vaak een lijst met drie kolommen. Daarin zetten we:

• Wat wil je dit jaar aan je bedrijf toevoegen?
• Wat wil je dit jaar aan je bedrijf verbeteren?
• Wat wil je dit jaar uit je bedrijf verwijderen?

Op basis van deze oefening kun je bepalen wat je wil gaan doen dit jaar. Je kunt ook gewoon een dump lijst maken met daarop alles wat je wilt gaan doen in de aankomende periode. Dat kunnen grote projecten of kleine acties zijn. Als je zo’n dump lijst hebt gemaakt, kun je er vervolgens achter zetten wie het gaat doen en wanneer het gebeurt.

Als je een hele lijst hebt met taken en je schrijft vervolgens op wanneer je het allemaal gaat doen, geeft dat een heleboel rust. Op een gegeven moment weet je ongeveer wat je de komende maand of het komende kwartaal gaat doen.

Dan komt de meest confronterende vraag: wie moet het gaan doen?

De eerste keer dat je dit doet, zal je kolom waarschijnlijk helemaal vol staan met ‘ik’. Kijk dan nog eens naar alle taken om te zien of er een bepaalde clustering is. Je kunt dan bepaalde taken samenvoegen die prima door iemand anders gedaan kunnen worden. Als je daar nog niemand voor hebt, kun je ‘ik’ doorstrepen en in plaats daarvan schrijven ‘iemand anders’. Je weet dan dat je er iemand voor moet vinden.

Als er tien taken zijn die iemand anders moet gaan doen, kan het zijn dat er vijf taken tussen zitten die best dicht bij elkaar liggen. Dan weet je wat voor personeel je precies nodig hebt.

Valkuil: We zijn vaak geneigd om mensen aan te nemen die alles kunnen wat je zelf ook kan. Die mensen vinden ook dezelfde dingen leuk en lopen ook tegen dezelfde dingen aan. Daarom zit er altijd frictie.

We doen deze oefening regelmatig bij masterminds en zien steeds weer dat het rust geeft om op te schrijven dat iemand anders de taak gaat doen. Veel mensen weten niet direct wie ze kunnen inschakelen. Laat het vooral even sudderen. Vaak komt er spontaan iemand in je op. Je kunt er al op hele korte termijn iemand voor vinden.

Hoe vind je iemand om werk aan uit te besteden?

Als je precies weet wat voor iemand je zoekt, kun je heel specifiek een bedrijf zoeken of een hele gerichte omschrijving maken voor een taak op Prolinker.com. Je krijgt dan vanzelf sollicitaties van mensen die dat voor je zouden kunnen doen. Je kunt daar dan mee sparren en proefopdrachten uitzetten.

Dat hebben wij in het verleden bijvoorbeeld gedaan met content. We wilden een paar honderd marketing begrippen graag uitgeschreven hebben. Voor in onze kennisbank. Hiervoor hebben we een oproepje gezet op Prolinker.com. We hadden al snel een stuk of 10 sollicitanten. Van die 10 hebben we gekeken welke de beste kwaliteit leverden en waar we ons het beste bij voelden. Daar gingen we vervolgens mee door.

Voor kleine projectjes kan Fiverr een goede uitkomst zijn. Voor een paar euro kun je iemand inhuren die een redelijk design voor je maakt. Het is misschien niet het allermooiste, want als je een echte designer inhuurt, kost het veel meer geld en heb je hoogstwaarschijnlijk een veel mooier resultaat. Maar als je snel een redelijk ontwerp nodig hebt, kun je dat prima via Fiverr uitbesteden.

Je kunt wel heel veel tijd steken in beter leren designen, maar dan moet je daar andere taken voor laten liggen. Het is zonde om daar zoveel tijd in te steken als je het relatief goedkoop kan uitbesteden. Als je er 10 uur per week mee wint, moet je zorgen dat je in die 10 uur meer geld verdient dan die paar tientjes die je eraan uitgeeft. Dat moet wel lukken.

Je weet van tevoren nooit of iemand goed is in zijn werk.

Op platformen zoals Fiverr en Prolinker.com zitten een aantal hele goede designers en tekstschrijvers, maar ook een hoop slechte.

Het is trial en error. Laat daarom eens een paar proefballonnetjes de lucht ingaan. Als er eentje goed genoeg is, ga je daar vervolgens mee door.

Uitbesteden is niet zomaar over de schutting gooien. Het betekent een samenwerking aangaan met iemand. In eerste instantie moet je er uren in investeren om duidelijk te maken wat je van die ander verwacht en wat de werkwijze is waarop het moet gebeuren. In het begin moet je nog veel bijsturen.

Op een gegeven moment staat het en wordt het een volautomatische machine die blijft doordraaien.

Uitbesteden betekent loslaten

Niet elke taak kun je even makkelijk uitbesteden. Binnen onze organisatie is support bijvoorbeeld heel belangrijk. Het is de ruggengraat van het bedrijf. Als mensen negatief zijn over de klantenservice, zijn ze ook negatief over het bedrijf. We zien de klantenservice daarom nog steeds als een van de belangrijkste plekken van ons bedrijf. Dat is waar mensen een-op-een contact hebben met ons team.

Klantenservice loslaten was voor ons heel lastig. Zeker als je af en toe iemand in het support team hebt zitten die het minder goed doet. Dan kan het zijn dat een klant een slechte ervaring heeft. We zijn er jaren mee bezig geweest om een team neer te zetten met mensen die het op een manier doen zoals wij het voor ons zien, maar die het ook zelf door kunnen geven. De laatste jaren gaat dat steeds beter. Er zitten nu een aantal mensen die het zo goed doen dat we ons er geen zorgen meer over hoeven te maken. Dat hele proces heeft vier jaar geduurd.

Als iets niet goed functioneert, ben je geneigd om inhoudelijk aan te sturen. Of er zijn cases die je toch nog liever zelf doet. Maar dan ben je zelf alsnog de werknemer.

In een eerdere podcast hebben we het weleens over de vier fases van een ondernemer gehad:

• Je begint als artiest en houdt je vooral bezig met creëren.
• Zodra je een klant krijgt, word je werknemer in je eigen bedrijf.
• Als je een team bouwt, word je eigenaar en doe je het uitvoerende werk niet meer.
• Uiteindelijk word je investeerder en kijk je elke maand welke resources je tot je beschikking hebt en hoe je die kunt inzetten zodat ze gaan renderen.

Zodra je de stap maakt naar eigenaar, laat je het uitvoerende werk achter je. Je staat enkel nog ten dienste van de mensen die het uitvoerende werk doen. Je bepaalt de hoofdlijn, zit bij de brainstorm en geeft aan wat de targets zijn. Je zit op een hoger level en gaat niet meer over de individuele mails.

Als investeerder ga je nog een stapje verder en kijk je elke maand naar de middelen die je tot je beschikking hebt. Je wilt de kans dat ze minder waard worden zo klein mogelijk maken en de kans dat ze meer waard worden zo groot mogelijk maken.

In Brein TV heeft Tonny nu vooral de rol van investeerder. Hij kijkt wat hij tot zijn beschikking heeft: geld en mensen in zijn netwerk. Vervolgens brengt hij het zo bij elkaar dat het een machine wordt. Hij zit niet op de werkvloer en gaat niet terug naar de uitvoerende rol. Dat is een kwestie van opbouwen door de jaren heen.