Werk uitbesteden: hoe vind je de juiste mensen?

Na 11 jaar is het eindelijk zover: we zijn een marketingteam aan het bouwen.

Tot nu toe bestond de kern van onze marketing uit Tonny en Martijn die iets doen en de rest van het bedrijf die er achteraan loopt. Nu vonden we het eindelijk tijd om een echt marketingteam te bouwen. We zoeken iemand voor SEA, iemand voor SEO, iemand voor online marketing, iemand voor copywriting en iemand voor social media.

Op dit moment hebben we deze mensen nog niet gevonden. Wel zitten er een aantal mensen in het proces.

Over dat proces krijgen we best veel vragen. Want hoe kom je nu aan goede mensen voor je team? Waar vind je ze? En hoe weet je of een freelancer de juiste persoon voor je is? Moet je wel iemand in dienst nemen? En hoe kun je de verantwoordelijkheid loslaten?

In dit artikel willen we verder inzoomen op het onderwerp. We laten zien hoe wij ernaar kijken en waar wij op selecteren. Door ons proces te delen, hopen we ook jou te helpen de juiste match te vinden. Of dat nu een freelancer is of iemand die je in dienst hebt.

Hoe begin je met werk uitbesteden?

Wanneer iemand een taak van je overneemt of iets gaat doen wat je zelf nog niet deed, is dat best spannend. Zeker de allereerste keer. Een eerste personeelslid aannemen is een grote stap voor ondernemers. Je geeft een stukje onafhankelijkheid op, omdat je rekening moet houden met iemand anders.

Wil je een stukje van je werk gaan uitbesteden? Dan raden we aan om dat stapje voor stapje te doen. Doe je nu nog alles zelf in je bedrijf? Kijk dan eens of je misschien een kleine, omkaderde en terugkerende taak hebt die altijd hetzelfde is. Dit soort taken kunnen vaak net zo goed door iemand anders gedaan worden als voor jou. Kun je dit al gaan uitbesteden?

Meestal is de boekhouding het eerste wat je uitbesteedt. De boekhouding komt elke maand terug en er zijn veel bedrijven die je ermee kunnen helpen. Dat is al een eerste stap die je kunt zetten om wat werk los te laten.

Ook wij zijn begonnen met het uitbesteden van onze boekhouding. Inmiddels besteden we ook social media advertenties en design uit. Daarnaast hebben we een team gebouwd dat steeds groter wordt. Nu pas, na 11 jaar, zijn we een groter marketingteam aan het bouwen.

Waarom het zo spannend is om marketing uit te besteden

Marketing is voor ons - en voor veel andere ondernemers - een van de spannendste dingen om uit te besteden. Dat heeft met twee dingen te maken.

In de meeste gevallen ben je als ondernemer ook de marketeer. Het komt zelden voor dat de ondernemer zelf helemaal geen bezieling heeft om zijn bedrijf aan de man te brengen. En zelfs als je volledig op productcreatie focust, is er vaak een compagnon die de marketing verzorgt. Als je de marketing altijd zelf hebt gedaan, is het best moeilijk om dat uit te besteden. Het is logischer om een klein stukje uit te besteden. Iets wat je kunt afbakenen, zoals je advertenties, videobewerking of het bouwen van je website.

Er is nog een andere reden dat het moeilijk kan zijn om als ondernemer je marketing uit te besteden. Tonny had er in het verleden ook last van. Destijds was hij nog de enige aandeelhouder en was er een relatief klein team. Lange tijd was Tonny de enige persoon die voor omzet zorgde. Verder was er de support afdeling om vragen van klanten te beantwoorden en waren er ontwikkelaars die het product bouwde. Tonny was de enige die zorgde dat er daadwerkelijk geld werd verdiend. Toen Seph en Martijn ook webinars te geven, vond Tonny het moeilijk om die verantwoordelijkheid te delen. Hij was bang dat ze er niet zo goed in zouden zijn als hijzelf. Of juist dat ze er beter in waren. Tonny was bang dat hij er dan niet meer toe zou doen.

Als je het product niet maakt en het ook niet verkoopt…. welk bestaansrecht heb je dan nog binnen het bedrijf? Wat als mensen zich op een gegeven moment afvragen: ‘Waarom krijg jij eigenlijk alle winst?’ Deze angst kan je enorm tegenhouden om de marketing van je bedrijf los te laten.

Realiseer je dat de meeste mensen in je bedrijf zich hier helemaal niet mee bezighouden. Als ondernemer heb jij het bedrijf bedacht en je hebt het opgestart. Daarom is het logisch dat je ook een deel van de winst krijgt.

De rol van ego in het uitbesteden van werk

Als jij een taak uitbesteedt aan iemand anders, is de kans groot dat diegene het net anders doet dan jij het zelf zou doen. Vooral bij het uitbesteden van je marketing, wat als het ware het visitekaartje van je bedrijf is, kan dat spannend zijn. Misschien zet iemand wel iets online wat jij nooit op die manier zou aanpakken.

Zelf hebben we dat ook ooit meegemaakt. We huurden een agency in om onze advertenties te draaien. Zelf vonden we de tekst wat kort door de bocht. Daarom besloten we het te testen tegenover een tekst van onszelf. Wat bleek? De tekst van het agency werkte drie keer zo goed dan die van ons. Daarom is het soms goed om een stukje ego los te laten.

Je ego heeft sterk te maken met je eigenwaarde. Neem verantwoordelijkheid over het grote goed, niet over de specifieke taak. Als ondernemer ben je verantwoordelijk voor de groei van het bedrijf. Die verantwoordelijkheid is zo groot, dat je het je niet kunt veroorloven om controle te hebben op elke specifieke taak. Dat zou ten koste gaan van jouw focus op het grote goed. Door taken los te laten, neem je juist de verantwoordelijkheid.

Wanneer je iets loslaat, kan dat je eigenwaarde op twee manier aantasten. Misschien doet degene waaraan je iets uitbesteedt het werk wel minder goed dan jijzelf. De waarde voor het bedrijf is lager, wat doorspeelt in de waarde van hoe je jezelf voelt.

Aan de andere kant kan het ook gebeuren dat iemand waaraan je een taak uitbesteedt het beter doet dan jij het deed. Ook dat tast je eigenwaarde aan. Jij hebt het altijd gedaan en nu kan iemand anders het ineens beter.

Vooral dat laatste is zeker niets om jezelf zorgen over te maken. Als ondernemer wil je ervoor zorgen dat jij de domste aanwezige in je bedrijf bent.

Waarom je werk niet zomaar over de schutting moet gooien

Het komt regelmatig voor dat de eerste keer dat je iets uitbesteedt niet helemaal goed afloopt. Je kunt een taak niet zomaar ‘over de schutting gooien’. Laat een taak nog niet meteen los. Degene aan wie je het uitbesteedt, heeft immers niet meteen jouw ervaring en bezieling. Die zul je moeten overbrengen. Dat is met name belangrijk bij de eerste mensen die in je bedrijf gaan werken.

Ook wij hebben ervaren dat je werk niet zomaar los kunt laten. Zo ziet Martijn een groot verschil tussen de mensen die hij intensief inwerkt vergeleken met de mensen wanneer hij er minder tijd aan besteedt. Het verschil in bezieling en verantwoordelijkheidsgevoel is enorm.

In het verleden hebben we mensen wat te vroeg losgelaten, waarna ze er een puinhoop van maakten. Dat was niet de schuld van die persoon. Het kwam doordat diegene niet goed was ingewerkt.

Werk uitbesteden en verliesaversie

Werk loslaten is als een spier die je moet trainen. Misschien zou je al wel wat werk willen uitbesteden, maar durf je het nog niet zo goed. Dat kan komen doordat je het werk dat je uit handen wilt geven nog niet zo goed overziet. Of het komt doordat je denkt dat je het zelf beter doet.

Wanneer je overweegt om werk uit te besteden, ervaar je misschien onzekerheid en pijn. Zolang de pijn nog niet groot genoeg is, heb je het gevoel dat je het nog wel zelf kunt. De verliesaversie is nog te groot. Je bent bang dat het minder goed gaat als je het uitbesteedt. Deze angst is groter dan de potentiële winst doe je boekt als je een taak succesvol uitbesteedt.

Vroeg of laat komt er moment waarop de pijn te groot wordt. Zodra dat gebeurt, ben je geneigd de taak in één keer over de schutting te gooien. Je wilt er zo snel mogelijk vanaf. Het zou veel beter zijn om de taak liefdevol uit te besteden.

Poppetje erbij?

Wanneer er binnen een bedrijf een capaciteitsprobleem is, wordt er al snel geroepen dat er een ‘poppetje’ bij moet. Maar zo gaat dat niet. Een bedrijf runnen draait niet alleen maar om mensen in dienst nemen en ze vertellen wat ze moeten doen. Er gaat energie in. Je moet een band opbouwen.

Voor het werk dat goede mensen in ons team voor elkaar krijgen, heb je normaal vijf anderen nodig. Dat komt doordat wij altijd zoeken naar toppers. A players die bergen werk kunnen verzetten, creatief zijn en het hart op de juiste plaats hebben. Het werk waar ‘poppetjes’ voor nodig zijn, proberen we te automatiseren. Hierdoor hebben we enkel mensen met emotie en creativiteit op kantoor zitten.

Hoe los je een capaciteitsprobleem op?

Heb je een capaciteitsprobleem? Kijk dan eerst of dat probleem er wel moet zijn. Moet dat werk wel echt gebeuren? Of kun je het deleten? Doe je nog dingen die eigenlijk helemaal niet bij je passen? Heb je te veel producten? Te veel marketingactiviteiten? Probeer je te veel functies in software te bouwen?

Past iets niet bij je kern? Verminder of delete het dan. En is deleten geen optie? Kijk dan of je het kunt automatiseren. Heb je misschien iets wat je in een proces kunt gieten? Probeer een oplossing te vinden waar zo min mogelijk handmatig werk bij komt kijken.

Pas als je al deze stappen hebt doorlopen, kijk je of je het kunt uitbesteden. Idealiter houd je het buiten de deur. Is er een afgebakende taak die steeds terugkomt en die niet op de werkvloer hoeft plaats te vinden? Houd het dan extern. Je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan administratie, social media advertenties en het opvolgen van sales.

Door deze manier van werken, willen we de organisatie zo compact mogelijk houden. Alleen de mensen die bij onze kern horen, zitten bij ons op kantoor. Nadat we al deze stappen hebben gehad, kijken we naar de opties om iemand in dienst te nemen en komt het selectieproces.

Hoe maak je het sollicitatieproces efficiënter?

Een selectie maken uit de sollicitaties die binnenkomen is een vak apart. Sommige mensen zijn heel goed in het maken van een cv. Wanneer je het cv ziet denk je: ‘Dit is een toppertje, die moeten we hebben.’ Tijdens het gesprek valt het vervolgens enorm tegen.

Sollicitatiegesprekken kosten veel tijd. Daarom wilden we ons proces verbeteren, zodat we alleen gekwalificeerde mensen op kantoor zouden krijgen. Tegenwoordig werken we met een Typeform waarin mensen een aantal vragen moeten beantwoorden. Zo krijgen we alvast een idee van de ervaring en persoonlijkheid van een kandidaat.

Het idee achter het Typeform was heel goed. De uitvoering… mwah.

Dankzij het formulier kunnen we al veel kandidaten afwijzen die we normaal wel hadden uitgenodigd. Het selectieproces is daarom al beter. Maar het is nog niet zo goed als we zouden willen. We merken dat de manier waarop mensen schrijven vaak anders is dan hoe ze als persoon zijn.

Zo kiezen wij de juiste mensen voor ons team

Een van de belangrijkste elementen waarop wij selecteren, is het type persoon dat iemand is. Voor bepaalde functies, vooral rondom het programmeren, zijn naast je persoonlijkheid natuurlijk ook je skills belangrijk.

Laatst hadden we een sollicitatiegesprek met een developer. De partners in Huddle waren het erover eens: deze persoon is technisch enorm begaafd. Hij had precies de skills die we nodig hadden. We twijfelden echter over de culture fit.

Die twijfel is gevaarlijk. Vaak kun je het dan beter niet doen. Na een tweede gesprek kwamen we dan ook tot de conclusie dat hij heel goed is in wat hij doet en het hart op de juiste plaats heeft, maar no way in de groep past. Hij zou een buitenbeentje worden. Dat is niet leuk voor hem en ook niet voor de rest van de groep. Daarom zijn we niet met hem verder gegaan.

Aanvoelen wat voor persoonlijkheid je nodig hebt in je bedrijf is iets wat je moet leren. De eerste keer dat Tonny personeel wilde aannemen, zocht hij naar iemand die net zo was als hij. Die zou dan het werk kunnen gaan doen dat Tonny niet meer wilde doen.

Er is echter één probleem. Als je iemand zoekt die net zo is als jij, wil diegene dat werk op een gegeven moment ook niet meer doen. Dan zit je over een half jaar weer met hetzelfde probleem.

Beetje bij beetje ga je merken dat je juist mensen moet aannemen die heel anders zijn dan jij. Zij geven invulling aan het bedrijf op een manier die jij zelf niet komt.

Je raadt het al

Soms moet je wat experimenteren met het type mensen dat je aantrekt. Een aantal jaar terug was het lastig om aan ontwikkelaars te komen. In eerste instantie zochten we naar iemand die net zo was als de ontwikkelaars die al bij ons werkten. Dat waren hele sociale jongens. Je merkte bijna niet aan ze dat ze ontwikkelaar waren.

Doordat het zo moeilijk was om de juiste persoon te vinden, besloten we op den duur toch een ander type aan te nemen. Zo kwamen we uit bij - we gebruiken even een andere naam - Hans.

Op een warme zomerdag, 35 graden, kwam Hans op ons kantoor voor zijn eerste sollicitatiegesprek. Hij stapte binnen in een winterjas met bontkraag. Het zweet stond op zijn voorhoofd. Het eerste wat Tonny zei, was: “Hans, wat heb je een dikke jas aan?”

Hans sprak toen de legendarische woorden: “Ja, dat klopt. Ik had ooit een zomerjas, maar je raadt het al.”

...Nee? Natuurlijk had Tonny geen idee waar Hans het over had. Toen zei Hans: “Ja, zakken uitgescheurd. Te dunne stof.”

Tonny moest even nadenken en zei toen: “Je hebt te heel veel spullen in je jaszakken zeker? Die had je altijd in je winterjas. En die deed je in je zomerjas. En toen zijn de zakken uitgescheurd. En daarom heb je nu geen zomerjas meer.”

Vanwege de manier waarop Hans dacht, trokken we de conclusie dat hij waarschijnlijk fantastisch kon programmeren en een genie was. De culture fit was er niet helemaal, maar we wilden het toch proberen.

Later bleek dat Hans inderdaad niet bij het team paste. Daarom blijven we nu zo hameren op cultuur. Skills kun je leren. Maar als iemand niet bij je past, dan past het niet.

Zo weet je of een kandidaat de juiste skills heeft

De sollicitanten die bij IMU binnenkomen, verschillen enorm per functies. Sommige functies leer je door bij ons te komen werken. Daarvoor zijn vooral persoonlijkheid en de inschatting of iemand het werk kan leren belangrijk.

Aan de andere kant hebben we ook een aantal functies waarvoor we iemand met veel ervaring zoeken, bijvoorbeeld op het gebied van development. Daarom doen we met potentiële developers altijd een codetest. Voor deze test hoef je niet per se goed te zijn in een specifieke taal, zolang je maar logisch kunt nadenken. Wanneer iemand goed bij de cultuur past, maar slecht scoort op de test, nemen we diegene niet aan.

Ook voor de nieuwe SEO specialist gaan we werken met een test. De mensen die door zijn naar de tweede ronde krijgen allemaal een opdracht: maak een SEO analyse van IMU met daarin jouw gameplan. Op basis daarvan kunnen we inschatten of iemand inderdaad ervaring heeft met SEO. Voor de online marketeer hebben we een vergelijkbare test.

Pas als iemand slaagt voor de test nodigen wij diegene uit voor een volgend gesprek. Dit soort tests geven ons veel zekerheid. We weten van tevoren wat voor vlees we in de kuip hebben.

Stappenplan om de juiste kandidaat te kiezen

Wanneer we tegen een uitdaging of capaciteitsprobleem aanlopen, gaan we door het volgende riedeltje:

• Kun je het deleten?
• Kun je het automatiseren?
• Kun je het extern uitbesteden?
• Wil je er echt iemand voor in het team hebben?

Zodra we eruit zijn dat we iemand voor ons team nodig hebben, kijken we in eerste instantie of er een culture fit is. Is die er niet? Dan houdt het op. Ook al ben je nog zo goed.

Tegenwoordig gaat het ons steeds makkelijker af om streng te zijn. Tijdens een sollicitatiegesprek vragen we altijd: “Kun je iets over de IMU vertellen?” Bijna 40% van de kandidaten valt bij deze vraag door de mand. Wanneer we vroeger iemand meteen al leuk vonden, waren we nog wel eens geneigd om deze vraag over te slaan. Tegenwoordig gaat het ons makkelijker af om streng te zijn tijdens het sollicitatieproces. Ook dat is iets wat je moet trainen.