arrow_drop_up arrow_drop_down
Ondernemen met minder stress
28 december 2019 

Ondernemen met minder stress

Hoe zou het zijn als je dit jaar minder stress zou ervaren? Als ondernemer stapelen de dingen waar je consequent stress aan ervaart zich almaar op. Ga eens voor jezelf na: wat zijn de dingen waar je stress door krijgt? Zou je daar iets aan kunnen doen? Waar had je kunnen ingrijpen? Wij geven je tips om dit jaar wat meer zen door het leven te gaan.

Liever lui dan moe

Mensen zijn geneigd om alleen de dingen te doen die nu echt belangrijk zijn. “Hard work pays of in the long term, but laziness pays off right now.” Dat is hoe het vaak voelt en je merkt het op alle fronten in je leven.

Wij merken het bijvoorbeeld met deze podcast. Tonny heeft hiernaast nog een podcast met Albert Sonnevelt, de Psychologie van Succes. Ze nemen steeds in één keer vier of vijf afleveringen na elkaar op. Dan zijn ze er daarna weer een maand vanaf. Bij die podcast lukt dat wel, maar bij deze podcast lukt dat nooit.

We nemen altijd maar één aflevering tegelijk op. Heel soms twee, maar alleen als we zeker weten dat we een week later niet kunnen. Vervolgens wachten we weer tot vlak voor de deadline om de volgende aflevering op te nemen.

De afleveringen voor de podcast met Albert staan vaak al weken van tevoren klaar. Tonny zet ze elke dinsdagochtend online. Dat vindt hij niet leuk om te doen, want dan moet hij de aflevering terugluisteren, een titel verzinnen en er een stukje bij schrijven. Per aflevering duurt dat maar liefst een halve minuut. Toch gebeurt het altijd op het laatste moment op maandagavond. Altijd maar één tegelijk en nooit de andere vier die ook al klaar staan. Die hoeven nog niet meteen, dus waarom zou je er nu al moeite in steken.

Zo'n ‘liever lui dan moe' mentaliteit is mens eigen. Uiteindelijk levert het elke week weer hetzelfde probleem en dezelfde stress op. Het zou veel meer rust geven om zo'n klus voor het komende half jaar in één keer weg te tikken.

Vooruitwerken voor minder stress

Sommige dingen die we het afgelopen jaar hebben gedaan, hebben we aan begin van het jaar vooruit gepland. Dat deden we bijvoorbeeld gedaan met het IMU seminar en de IMU Gold meetings. Martijn had zelfs meteen zijn vakanties voor het hele jaar ingepland. Hierdoor wist hij precies waar hij aan toe was en dat gaf veel rust.

Voor het komende jaar hebben we ook al veel dingen ingepland. Zo staan alle masterminds en seminars al gepland. Ook de locaties zijn al geboekt. Dat geeft veel rust, omdat we ons daar geen zorgen meer over hoeven te maken. Hoe meer dingen je vooruit kunt werken, hoe meer rust je ervaart.

Twee manieren om te zorgen dat je dingen gedaan krijgt
Als je iets in je agenda zet dat buiten jezelf omgaat, weet je dat je het ook gaat doen. Dat merken we bijvoorbeeld met deze podcast. Er is geen enkele verplichting om het te doen. Er staat niet ineens politie voor de deur als we een week overslaan. Maar we weten wel dat mensen erop wachten. Daarom lukt het ons altijd wel om die podcast op te nemen. Als we ons zouden voornemen om elke week een audiobestand in te spreken en er niets mee te doen, dan was het ons 80% van de tijd niet gelukt.

Met sporten werkt het ook zo. Bij Tonny komt drie keer per week een personal trainer langs om een uur te trainen. Hij weet van zichzelf dat hij niet zou gaan trainen als de trainer niet komt. Wanneer je van jezelf weet dat je de wilskracht niet hebt om iets te doen, kun je dat oplossen door het buiten jezelf te leggen.

Je kunt het ook op een andere manier aanpakken: activiteiten van tevoren groeperen. Wij doen dat bijvoorbeeld door de seminars een jaar vooruit te plannen. We verkochten ook een jaarkaart, waarmee mensen naar alle seminars konden komen. We wisten hierdoor van tevoren al dat alle seminars vol zaten. Dat gaf veel rust.

Meer structuur in je bedrijf

We willen de rust die we hebben gecreëerd door vooruit te werken het komende jaar nog verder trekken. Afgelopen jaar was het jaar van de zichtbaarheid. Dat heeft ons veel gebracht. Maar we merken ook dat we veel gesmeten hebben met marketingkrachten en eenmalige dingen. Er zit minder consistentie in. Daarom willen we 2020 dopen tot het jaar van de systemen. We willen wat meer structuur in het systeem brengen.

De beste beslissing die we afgelopen jaar hebben genomen was op het gebied van systemen. We hebben Asana geïntroduceerd binnen het team. Als we nu terugkijken, vragen we ons af hoe we ooit jarenlang hebben kunnen functioneren zonder dat we allemaal dezelfde tools gebruikten. Het is een wonder dat het zo lang is goed gegaan.

Dit soort systemen willen we op meer plekken in het bedrijf gaan invoeren. We willen op een meer gestructureerde manier gaan werken en meer vooruitwerken. Zorgen dat we werk ruim op tijd klaar hebben, niet vlak voordat het af moet zijn. Soms voelt het nog een beetje alsof we op de middelbare school zitten: morgen is het proefwerk, dus begin je nu pas met leren.

We doen nog steeds veel dingen last minute, maar veel minder dan voorheen. We hebben nu ook een team waar we dingen aan uitbesteden. Soms gebeurt dat ook op het laatste moment. Dat we iemand vragen iets te doen wat morgen af moet zijn. Dat krijgen we ook vaak te horen. “Kun je niet een dag eerder zeggen wat je van plan bent?” Het probleem is dat we het toen nog niet van plan waren.

Dit alles willen we wat gestructureerder aanpakken. Dat doen we onder andere door kwartaalmeetings te houden met onze software bedrijven. We bespreken welke ideeën we het komende kwartaal gaan doen en negeren de rest voor nu even. Zo krijgen we steeds meer structureren, maar door taken te groeperen kunnen we nog veel meer winnen.

Minder stress door vooruit te werken

Als je nu kijkt naar je bedrijf, wat zijn dan de dingen die je elke dag, elke week of elke maand doet? Welke dingen komen steeds terug op je to-do lijst? En welke dingen stel je steeds weer uit tot het laatst mogelijke moment, waardoor je er steeds weer stress van hebt? Voor veel ondernemers is het de boekhouding. Maar ook het maken van content kan iets zijn waar je elke dag, week of maand weer tegenop ziet.

Bij ons zit er bijvoorbeeld nog heel veel winst in onze YouTube strategie. Hij draait op zich wel, maar is niet heel consistent. Elke keer als we een video plaatsen, hebben we er op dat moment werk en stress van. Er zit steeds weer een deadline op.

Maar wat nu als we alle seminar opnames van de afgelopen drie jaar pakken, deze met zijn tweeën verdelen en alles doorspitten om te kijken welke stukjes we eruit kunnen knippen om op YouTube te zetten? Dan kunnen we in een dag tijd YouTube content voor het hele jaar maken.

Vervolgens hoeven we het alleen maar naar iemand toe te sturen met de vraag om het ook in die stukken te knippen en er naast de YouTube variant ook meteen een variant voor Instagram van te maken. Dan kun je door één gerichte taak uit te besteden voor een heel jaar aan video content klaarzetten.

We zouden hetzelfde kunnen doen met de podcasts. Dat we in één middag vier of vijf afleveringen opnemen. Tot nu toe doen we dat nooit, maar we zijn allebei wel op een punt aangekomen waarop we dat wel willen inplannen.

In het begin ging het maken van podcasts best makkelijk. We deelden wat top-of-mind was om mensen daarmee te inspireren. De laatste tijd kwamen we erachter dat de dingen waar we nu mee bezig zijn, dezelfde dingen zijn die we drie maanden geleden ook al deelden. Dat is saai om weer opnieuw te delen. Daarom moesten we steeds weer bedenken waar we het nu weer over wilden hebben. Uiteindelijk komen we altijd tot een goed onderwerp, maar door de tijdsdruk wordt het wel moeilijker.

Als we gewoon een uur zonder stress een lijstje zouden opstellen van vette podcast onderwerpen, dan zouden we die in no-time hebben. Als we dan een dag podcasts gaan opnemen, hebben we meteen podcasts klaarstaan voor de komende maand of zelfs twee maanden.

Minder verplichtingen, meer plezier

Als ondernemer heb je over het algemeen best veel stress. Elke vorm van stress die je weg kunt halen is er één. Als je een hele dag uittrekt om podcasts op te nemen, kun je er een leuke dag van maken. Nu is het vaak iets wat tussendoor gebeurt. Dan wordt het minder leuk en voelt het meer als een verplichting.

Op de gemiddelde dag heb je allerlei prikkels, werk dat sowieso moet gebeuren en dingen die op je pad komen. Laatst had Tonny bijvoorbeeld vier meetings op een dag. Aan het eind van de dag moest er ook nog een podcast opgenomen worden. Dat soort stressmomenten wil je eigenlijk vermijden. Je bent ondernemer geworden om te doen wat je wilt doen, wanneer je dat wilt en waar je dat wilt. Uiteindelijk moet je dan toch dingen gaan doen op momenten die niet uitkomen, omdat je het jezelf hebt opgelegd. Je kunt dat soort dingen beter doen op momenten dat het je wel uitkomt.

Het komende jaar focussen we ons op het invoeren van systemen. We gaan eerst met een frisse blik kijken naar wat we allemaal in het bedrijf doen en wat we op het gebied van marketing doen. Als ondernemer kom je snel in de verleiding te veel te doen. Zelf zijn we actief met social media, YouTube, blogs, podcasts, seminars, webinars en Q&A's.

Het feit dat je nu zoveel verschillende dingen doet, betekent niet dat je het altijd moet blijven doen. Daarom gaan we kijken naar welke dingen we echt structureel willen doen. Welke dingen ons echt iets opleveren. Vervolgens moet er een systeem voor komen. Als iets niet in een systeem past, zou het er eigenlijk niet moeten zijn. Dan is het een eenmalig iets en heeft het geen bestaansrecht.

Plan gaten in je agenda voor belangrijke taken

Eerder las je al hoe we onze video content meer systematisch kunnen aanpakken. Ook onze website content kunnen we meer in een systeem gieten. Zo hebben we bijvoorbeeld onze kennisbank. Die gaat al jaren mee en levert ons elke maand duizenden of zelfs tienduizenden bezoekers op.

Wat nu als we opnieuw gaan zitten en een totale inhoudsopgave uitschrijven over online marketing? Hoe kunnen we dat verdelen? Welke onderwerpen zitten er allemaal in? Wat zou je moeten weten als je begint met online marketing?

We kunnen deze lijst vervolgens aan iemand geven die er een stukje zoekwoordonderzoek op doet. Dan krijg je een index met alle basisinformatie rondom het vak online marketing. Dat kun je vervolgens naar een schrijver sturen. Je hebt het dan over honderden of misschien wel duizenden mogelijke artikelen die je kunt laten schrijven.

Wij zouden zo'n index in twee of drie dagen kunnen samenstellen. We hebben dan voor een jaar of misschien wel twee jaar aan content die we kunnen laten schrijven. Het enige wat we hoeven te doen is de content online zetten als het naar ons gemaild wordt. Dit is iets waar we al lang over nadenken. Maar zolang we niet een dag inplannen om die index te maken, gaat hij er ook niet komen. Je moet echt een gat in je agenda gaan inplannen en specifiek alleen maar daarmee bezig zijn.

We zien het ook gebeuren met het klantsucces team. We hebben het al maanden over een brainstorm. Iedereen heeft hele goede ideeën. Er is ook een board voor in Asana waar iedereen zijn of haar ideeën dumpt. Maar als we nooit prioriteiten stellen, wordt er niets mee gedaan. En dan komt er ook nooit een brainstorm. De brainstorm staat elke week op de planning, maar er is steeds geen ruimte voor. Het is belangrijk om zoiets ruim van tevoren in te plannen en er dan ook echt tijd voor te maken. Anders komt het er niet van. Je moet gaten in je agenda neerzetten om te werken aan je website, te bouwen aan je online strategie, video's te maken of podcasts op te nemen. Het kan niet allemaal tussendoor.

Maak je systemen meetbaar

De hoeveelheid taken die we op ons bordje hebben is veel meer dan één persoon zou moeten doen. Daarom hebben we een ander systeem nodig. Het werkt voor ons heel goed om elke maandag een meeting te hebben met het team klantsucces. Dat heeft ons al veel gebracht en is een stukje van het systeem.

Als er een systeem is, moet het ook meetbaar zijn. Je hoeft niet naar traditionele KPI's te kijken of targets te stellen, maar je moet wel kunnen meten of iets beter, sneller, goedkoper of efficiënter kan dan voorheen. Dat is een doorlopend proces. Er moet iemand aansprakelijk zijn om na te gaan of het systeem verbetert. Als niemand aansprakelijk is, plan je een belangrijke dag als een brainstorm niet in. Je moet iemand aanwijzen die aansprakelijk is en moet zorgen dat iets gebeurt.

Plan focusmomenten in

Eerst hadden we altijd op dinsdag en donderdag onze focus dag. Op woensdag hadden we dan altijd afspraken staan en namen we podcasts op. Je hebt dan zo'n op zichzelf staande dag. Doordat je steeds maar één vrije focusdag achter elkaar hebt, probeer je alles wat je wilt doen in die dag te proppen. We zijn dit jaar gaan testen als je twee dagen achter elkaar hebt.

Als je drie dagen achter elkaar volledige focus pakt en je zou die drie dagen maar aan één ding besteden, dan kun je werk voor een heel jaar verzetten. We bedachten laatst om eens een focusweek te plannen voor het lezen van boeken. Als je één onderwerp kiest en daar een week lang alleen maar boeken over leest. Dan ben je in één week een expert. Dat neem je de rest van je leven mee.

Misschien denk je als ondernemer nu: “Jij hebt mooi praten Tonny, maar jij hebt een heel team staan.” Als nog geen team hebt en veel verschillende taken zelf moet doen, kun je gaan kijken hoe je je werk kunt verdelen in tijdsblokken. Door taken samen te voegen kun je tijd vrij plannen en hoef je niet constant afgeleid te raken.

Tijdens onze mastermind horen we ook regelmatig dat mensen constant gestoord werden door hun team. Als je begint met dingen uitbesteden en je bent constant bereikbaar, dan word je steeds weer uit je focus gehaald. Je produceert uiteindelijk minder dan toen je nog in je eentje was.

Je kunt de momenten dat je team je mag lastigvallen ook indelen in blokken. Je kunt bijvoorbeeld aangeven dat je pas vanaf drie uur ‘s middags bereikbaar bent, tenzij er echt iets in brand staat. Je weet dan dat je elke dag tot drie uur je leesmoment of productiemoment kunt inplannen.

Door te werken in blokken en werk van tevoren al in te plannen, kun je werk verzetten dat niet alleen voor die week is, maar ook voor een langere periode. Je kunt er dan nog maandenlang profijt van hebben.

Maak vooral niet de fout dat je alles wat je belangrijk vindt tegelijk gaat doen. Selecteer eerst de dingen die je komend jaar aandacht wilt geven. Welke dingen zouden structureel moeten groeien? Voor die dingen moet je vervolgens een systeem gaan verzinnen. Hoe kun je ervoor zorgen dat het ervan komt? Dat kan aan de ene kant door te zorgen dat er hulp van anderen komt als je zelf geen discipline hebt om eraan te bouwen. Aan de andere kant kun je het zo indelen dat het een automatisch systeem wordt waar je één keer input aan geeft en wat vervolgens voor je gaat werken.

Over de schrijver
Wij van de IMU zijn er om jou als ondernemer te helpen groeien via het internet. Dat doen we door de beste tips en nieuwste trends te delen via onze e-books, blogs, video’s, cursussen, podcast en evenementen. Daarnaast is het onze missie om gelijkgestemde ondernemers te verbinden binnen onze IMU Community. Ook faciliteren we je - middels onze software - om je website bezoekers, conversie, funnels, automatisering en daarmee je vrijheid als ondernemer te vergroten.
Reactie plaatsen