Online productiever werken met deze 4 tools!
6 november 2014 

Online productiever werken met deze 4 tools!

Als je een specialist inhuurt voor een klus, neemt die vaak eigen gereedschap mee. Bij een loodgieter, een kapper, een tuinman of een pedicure kun je je daar wel iets bij voorstellen. Van veel andere beroepen is minder bekend welke tools ze eigenlijk inzetten om hun werk zo effectief en productief mogelijk te doen. Met de volgende 4 tools kun je als online marketing-en/of communicatie specialist productiever werken…

Voor (online) communicatie en dan vooral het beheren en monitoren van social media zijn er heel veel tools beschikbaar. In deze en volgende blogs zal ik ingaan op de tools die ik als ervaren communicatiespecialist het vaakst gebruik om mijn workflow zo efficiënt mogelijk in te richten en mijn productiviteit zo groot mogelijk te krijgen.

Scannen met Feedly

Ook in mijn werk is het belangrijk om bij te blijven binnen mijn vakgebied. Maar er zijn zoveel relevante websites waarvan ik de artikelen graag wil lezen, dat ik er een dagtaak aan zou kunnen hebben om deze sites te scannen op nieuwe artikelen. Dat gaat natuurlijk niet. Om dat te voorkomen, gebruik ik Feedly. Dit is een gratis tool, die beschikbaar is voor iOS, Android, Kindle, Mac en Windows, of als extensie in je browser.

Met Feedly kun je als het ware een abonnement nemen op de websites die je interesseren. Iedere keer als zo’n website dan een nieuw artikel plaatst, komt dit artikel op je Feedly-pagina terecht. Je kunt je verzamelde artikelen vervolgens bekijken als een digitale krant, of simpelweg als een lijst met titels.

Daarna is het alleen nog maar een kwestie van discipline hebben. Zelf probeer ik iedere ochtend even de tijd te nemen om “koppen te snellen” op Feedly. Wat ik niet interessant genoeg vind, klik ik weg. Wat heel interessant is, maar waarvoor ik uitgebreid de tijd wil nemen om het te lezen, sla ik op in Pocket. Daarover later meer.

Nieuwsberichten die ik gelijk lees en wil delen met mijn netwerk, plaats ik op verschillende social media met Buffer. Als ik zo’ n bericht ook nog eens wil bewaren voor later, sla ik het op in Evernote. Ook daarover verderop meer.

Plaatsen met Buffer

Als je social media gebruikt, zakelijk of persoonlijk, wil je wel zichtbaar blijven. Je wilt dat mensen weten dat je er nog bent en je wilt dat ze een goed beeld hebben van waar je mee bezig bent of waar jij voor staat. Het is dan belangrijk om met regelmaat berichten te plaatsen op de diverse platforms. Ook hiervoor geldt, dat als je het niet handig organiseert, je er zo uren per dag mee kwijt kunt zijn.

Ik zorg zelf voor continuïteit in mijn zichtbaarheid door berichten in te plannen via Buffer. Dit is ook weer een gratis tool, die je helpt om meerdere sociale media accounts tegelijk te beheren (maximaal 5; wil je meer accounts, dan kun je upgraden naar de betaalde versie). Met de Buffer App kun je per account een schema maken, waarvoor je berichten kunt inplannen, die dan op die tijdstippen automatisch geplaatst worden. De tool biedt ook nog eens statistieken, waarbij je kunt zien hoe vaak je bericht is gedeeld, of hoeveel erop geklikt is.

Productiever werken en lezen met Pocket

Artikelen uit Feedly die ik uitgebreid wil lezen of waarvan ik denk dat ik er iets mee zal moeten doen, sla ik op in Pocket. Dat geldt ook voor andere interessante pagina’s, video’s of artikelen die ik tegenkom op internet. Pocket kun je zien als de tijdschriftenbak die je vroeger thuis had staan, maar dan online en dus altijd en overal bij de hand. Zo heb je altijd iets te lezen bij je, zelfs tijdens het wachten in de rij, tijdens woon/werkverkeer, op reis — en als je wilt zelfs offline.

Berichten die ik in Pocket heb gelezen en die ik alsnog niet geschikt vind, gooi ik weg. Artikelen die ik wil delen met mijn netwerk, al dan niet voorzien van een kort eigen commentaar, plan ik weer in met Buffer.

Een artikel dat ik zo interessant vind dat ik het later nog eens wil kunnen teruglezen, of als er een actiepunt voor me in zit, bewaar ik in Evernote.

Bewaren in Evernote

Mijn favoriete tool is toch wel Evernote. Dit is een digitaal notitieboek (Meer uitleg over Evernote), waarin je niet alleen tekst, maar ook afbeeldingen, websites, geluidsopnames en to-do lijstjes kunt bewaren, organiseren en terugvinden. In de gratis versie kun je tot 60 MB per maand opslaan. Ik ben inmiddels overgestapt naar de Premium versie, waarin je notitieboeken kunt delen en de opslagcapaciteit wel 1G per maand is.

In Evernote werk ik aan al mijn projecten, privé of zakelijk. Heb ik een vergadering, dan sla ik alle documenten, zoals agenda en notulen, op en maak in hetzelfde notitieboek aantekeningen. Ik gebruikte het ook om onze vakantie naar Zuid-Afrika mee te plannen: alle routebeschrijvingen, reserveringen, tips, kaarten en notities had ik zo altijd bij de hand.

Nu weten jullie dus meteen met welke workflow dit artikel tot stand is gekomen. Natuurlijk zijn er meer manieren om je werk handig te organiseren en het proces hierboven is ook maar één aspect van mijn dagelijks werk.  Welke tips en trucs heb jij om online productiever te werken?

Over de schrijver
Karen werkt als zelfstandig communicatieadviseur bij Eauzeau Communicatie. Daar helpt ze MKB-bedrijven en instellingen, meestal zonder eigen communicatie-afdeling, om met name online zichtbaar te maken waar zij goed in zijn. Karen kan daarbij putten uit ruime ervaring in zeer uiteenlopende branches, van automotive tot horeca, maar ook non-profit, zoals de culturele sector. Ze kent daardoor de volle breedte van het vak. Geen communicatievraagstuk zo gek, of ze heeft er al eens ervaring mee gehad. Van imago en positionering tot social media, persberichten of teksten schrijven.
Chelsea Bosters

Door

Chelsea Bosters

op 6 November 2014

Ik werk zelf niet met Pocket en Evernote. Terwijl dat jij toch niet de enige bent die mij hierop heeft gewezen. Wellicht hou ik niet zo van veranderingen... Want ik denk zeker dat deze tools mijn productiviteit gaan verhogen. Ik ga Pocket zeker proberen!

Reactie plaatsen