arrow_drop_up arrow_drop_down
7 februari 2015 

4 manieren om als ondernemer handig Evernote te gebruiken

Evernote is een digitaal notitieboek dat je op iedere computer, tablet of smartphone kunt gebruiken. Je kunt er van alles in opslaan wat je ooit nog wilt herinneren. Aan de notities die je maakt kun je bijlagen toevoegen. Bijvoorbeeld documenten, maar ook foto’s die je maakt met de camera van je computer of smartphone en geluidsopnames via de microfoon. Dankzij de synchronisatie tussen al je apparaten heb je je notities in het vervolg altijd doorzoekbaar bij de hand. Evernote geeft je een blanco canvas waar je naar hartenlust je notities in kunt opslaan, organiseren en terugvinden.

Waarom zou je Evernote als ondernemer gebruiken?

Je bent als ondernemer dagelijks bezig met allerlei taken te jongleren. Je schiet van mail naar Whatsapp naar een takenlijstje, naar je documentenmap en weer terug. Evernote is een plek waar je al die informatie centraal kunt bewaren, organiseren én weer makkelijk terug kunt vinden. Ik geef je een aantal manieren waarop je Evernote als ondernemer kunt gebruiken.

Evernote tips

Evernote voor je binnenkomende facturen en bonnen

Je kunt Evernote goed gebruiken om bonnen en facturen op te slaan die je zakelijk binnen krijgt. Krijg je een bonnetje bij een zakelijke aankoop, maak een foto met je smartphone en e-mail deze naar je eigen Evernote-mailadres met de juiste labels en notitieboek in de onderwerpregel. Bijvoorbeeld: “Koffie klant xyz @Administratie #ProjectXYZ”. Zo komt de foto direct in het juiste notitieboek met de juiste labels. Een alternatieve methode is het gebruik van apps zoals DocScanner (zowel iOS als Android) of DroidScan (Android) waarmee je een foto/scan maakt van je bonnetje. Meer en meer mobiele scanners hebben een directe koppeling met Evernote, zodat je de foto meteen in Evernote plaatst. Meer informatie over scannen en Evernote vind je in dit artikel.

Krijg je facturen per e-mail binnen? Stuur deze handmatig door of maak een filter aan in je mailprogramma om dit te automatiseren. In onderstaande screenshot zie je als voorbeeld hoe je in Gmail een filter maakt om alle facturen van Moneybird automatisch naar Evernote te sturen.

Bonnen opslaan met Evernote

 

Een derde mogelijkheid is via de dienst IFTTT.com, waarmee je berichten die in je Gmail binnenkomen kunt filteren en doorsturen naar Evernote. Het voordeel van IFTTT ten opzichte van een eigen filter is dat je in IFTTT specifiek kunt aangeven in welk notitieboek de factuur moet staan en met welke labels. Dit bespaart je weer een extra handeling. Weet wel dat IFTTT (nog) niet kan omgaan met opgemaakte (HTML) e-mail. Het zal je e-mail dus als platte tekst doorsturen. Dit kan tot gevolg hebben dat je e-mail niet goed opgemaakt in Evernote komt en niet leesbaar is. Test deze optie dus eerst goed.

Evernote tip

Tip: Werk je met een accountant of boekhouder? Geef je facturen nog een extra label voor de teruggaaf van btw. Label ze met BTWQ1, BTWQ2, BTWQ3 of BTWQ4 om aan het einde van elk kwartaal direct al je facturen te verzamelen voor je boekhouder.

Evernote als documentopslag

Waar is de handleiding voor je scanner? Of waar is het contract van die ene klant uit 2008? Je kunt Evernote prima gebruiken als documentopslag voor specifieke zaken in en om het kantoor. Zo kun je handleidingen van veel kantoorapparatuur online vinden als PDF. Sla deze op in Evernote in een notitieboek “Handleiding” of met het label “Handleiding” en bespaar ruimte in je kantoor. Denk ook aan interessante artikelen in papieren magazines of uit de krant. Met je smartphone kun je ze direct aan Evernote toevoegen.

Voor de opslag van contracten en andere mogelijk gevoelige informatie dien je rekening te houden met het gegeven dat Evernote je notities online opslaat op hun eigen servers. Het is je eigen keuze of je projectinformatie zoals contracten, financiële informatie en businessplannen in Evernote opslaat om ze elders weer beschikbaar te hebben. De twee vragen die je je kunt stellen is:

  1. Heb ik deze informatie mogelijk op een andere plaats nodig waar ik niet bij mijn eigen computer kan?
  2. En is het dan noodzakelijk om die informatie per direct opvraagbaar te hebben?

Evernote als boodschappenlijst voor kantoor

Gebruik Evernote om de boodschappen voor kantoor te verzamelen. Je kunt in een apart notitieboek “Kantoorartikelen” zaken opslaan als:

  1. Welke printercartridge gebruik ik?
  2. Welk merk hangmappen gebruik ik?
  3. URL’s van online kantoorwinkels.
  4. Research voor grotere aankopen zoals een nieuwe randapparatuur of kantoormeubilair.

Evernote boodschappenlijst

Maak een to-do lijst voor je kantoorboodschappen zodat je makkelijk kunt afvinken wat je nog nodig hebt. Door deze lijst met je telefoon te synchroniseren kun je in de winkel direct alles vinden en afvinken van je lijst.

Evernote voor congressen

Ga je geregeld naar congressen? Dan kun je Evernote prima gebruiken voor, tijdens en na de reis en bijeenkomst.

Voorbereiding

Sla in Evernote belangrijke papieren op zoals je toegangskaart voor het congres, je ticket of een hotelreservering. Maak een inpaklijst zodat je kunt afvinken of je alles in je koffer of tas hebt zitten. Sla belangrijke adressen op in Evernote zoals de locatie van het congres of je hotel waar je verblijft. Een plattegrond van de locatie(s) kun je annoteren met belangrijke plekken en opslaan. Je kunt Evernote Premium ook prima gebruiken om tijdens een lange reis eens bij te lezen.

Tijdens

Tijdens een congres sla je foto’s op van belangrijke slides, handouts die je krijgt, relevante informatie uit goodie-bags. Aantekeningen kun je direct bij de juiste workshop plaatsen, evenals mogelijke notities uit een netwerkgesprek. Tevens kun je Evernote gebruiken om nieuwe contacten direct op te slaan. Visitekaartjes neem je uit beleefdheid uiteraard wel aan maar scan je daarna naar Evernote zodat ze doorzoekbaar worden en gekoppeld aan Linkedin.

Naderhand

Na je reis of congres kun je de bonnetjes en andere declarabele documenten direct uit je notitieboek halen en delen met je werkgever of opdrachtgever. Wellicht staan er nieuwe to-do’s in je notitieboek die je kunt opvolgen zoals contact met mensen die je hebt ontmoet of ideeën voor een volgende reis die in een ander notitieboek kunnen.

Welke documenten kun je in Evernote opslaan?

In een niet zo ver verleden kreeg je als ondernemer enorm veel papierwerk op je bureau. Helaas is dat niet compleet verdwenen, maar met behulp van een goede scanner en slim labellen kun je goed richting een papierloos kantoor gaan.

Geen papierwerk meer op je bureau

Welke documenten krijg je nog als papier binnen of heb je op papier en kun je prima in Evernote opslaan?

  1. Contracten.
  2. Facturen.
  3. Handleidingen.
  4. Vakliteratuur.
  5. Verzekeringspolis.
  6. Belastingen.
  7. Correspondentie met klanten.
  8. Correspondentie met KvK.
  9. Branchenieuws.
  10. Archief van projectmateriaal.
  11. Werkdocumenten en templates.
  12. Onderzoeksmateriaal en knipsels.
  13. Notulen van vergaderingen.
  14. Contactgegevens zakenpartners.
  15. Gegevens zakenreizen.
  16. Gegevens congressen.
  17. Persmateriaal.
  18. Licenties en serienummers.
  19. Garantiebewijzen.
  20. Regelgeving in je branche of werkveld.
  21. Dossiervorming.
  22. Templates van veelgebruikte documenten of teksten.
  23. Standaard routebeschrijving.
  24. Abonnementgegevens leveranciers (bv mobiele telefoon).
  25. Ontvangen VAR-verklaringen van freelancers.

Uiteraard zijn er meer soorten documenten te bedenken. Met bovenstaande lijst heb je al op een begin, om eens mee naar je eigen documenten te kijken en te beslissen of en hoe je al dat papier in Evernote opslaat. Hou hierbij rekening met een consistente manier van labellen en maak duidelijke notitieboeken aan.

Bij de Belastingdienst heb je als ondernemer een fiscale bewaarplicht van zeven jaar voor je documenten. Overleg met je zakelijk adviseur of accountant hoe dit voor jouw administratie geldt en of je de papieren versie na inscannen moet bewaren.

Zie jij nog meer mogelijkheden om als ondernemer Evernote te gebruiken? Laat het ons weten in de reacties!
Over de schrijver
Frank Meeuwsen helpt bedrijven, instellingen en merken om digitale media zinvol en bewust in te zetten. Met zijn eigen adviesbureau, The Incredible Adventure starts here… adviseert hij op het gebied van digitale communicatieconcepten en nieuwe media strategie. Frank is één van de oprichters van Lifehacking.nl, een online magazine over moeiteloos leven en slimmer werken. Hij is auteur van de boeken Lifehackingtips, Bloghelden enLifehacking met Evernote. Tevens is hij de eerste Evernote Business Certified Consultant in de Benelux. Op zijn site allesonthouden.nl kun je tips en inzichten vinden over het gebruik van Evernote
Arend Wilms

Door

Arend Wilms

op 7 February 2015

In evernote kun je labels aanbrengen, maar ik heb nog niet ontdekt hoe je slim kunt filteren zodat je uit vele tientallen en op den duur misschien wel honderden, een bepaalde notitie snel terug wilt vinden. Zo heb ik een project waarbinnen het aantal notities heel snel groeit. Dus krijg ik al snel een onoverzichtelijke lijst. De oplossing van One note is een indeling in 3 lagen. Dat is handig. En dat mis ik bij Evernote.

Reactie plaatsen