Hoe Goed Heb Jij Je Zaakjes Voor Elkaar?
2 februari 2011 

Hoe goed heb jij je zaakjes voor elkaar?

Als er iets is wat ik geleerd de afgelopen jaren heb omtrent “relaxed ondernemen” dan is het wel hoe belangrijk het is om je zaken goed op orde te hebben. Hierbij denk ik dan met name aan je backoffice zoals boekhouding, administratie, distributie, juridische zaken, personeel, klantenservice enzovoorts. Bij deze een paar tips om je backoffice op orde te krijgen:

Vrijheid staat of valt met structuur

Momenteel heb ik voor mijn bedrijf een vrij “schone” structuur en gang van zaken opgezet. Dat wil zeggen dat er geen rompslomp en dagelijks terugkerende taken zijn die mij veel uren kosten. Des te minder vaste, uitvoerende taken je hebt die je zelf moet doen des te vrijer je bent van je onderneming. Je bent dan een ondernemer die kan werken AAN zijn business in plaats van een ondernemer die werkt IN zijn eigen business.

Financiële administratie

Laten we bijvoorbeeld eens kijken naar de financiële administratie. Wanneer je alle betalingen voor je producten zelf regelt dan moet je er rekening mee houden dat je:

  1. Betaalsystemen moet implementeren op je salespage
  2. Je zelf facturen moet aanmaken van elke verkoop
  3. Je betalingen moet ontvangen en verwerken
  4. Je zelf incasso opdrachten moet geven en moet bijhouden
  5. Je zelf het debiteurenbeheer moet doen (wanbetalers, mislukte incasso’s etc.)
  6. Je zelf het product moet leveren na betaling
  7. Je zelf terugbetalingen doet bij garantie/annulering
  8. Je zelf een klantenlijst bij moet houden
  9. Enzovoorts…

Al deze dingen lijken op zich niet de moeite om zelf te doen alleen wanneer je het allemaal bij elkaar optelt kom je ineens op een fulltime baan uit. Veel ondernemers verliezen zich in dit soort taken en komen zodoende in de knel met hun time management. Daarnaast loop je nog het risico om bepaalde dingen fout te doen wanneer je hier zelf geen verstand van hebt. Persoonlijk besteed ik alle bovenstaande zaken uit aan een externe partij, in mijn geval PayPro.nl.

Het enige wat ik zelf doe is betaalknoppen uit PayPro op mijn website plaatsen en de rest hoef ik me niet mee bezig te houden. Ik zie mijn inkomsten vanzelf binnenkomen op mijn rekening. Er is niets fijner dan dit allemaal uitbesteed te hebben aan een goede externe partij zodat jij er geen tijd aan kwijt bent en nog belangrijker: geen stress van hebt.

Boekhouding

Aansluitend op al je financiële handelingen heb je als ondernemer natuurlijk te maken met je boekhouding. Hierin verantwoord je al je inkomsten en uitgaven voor jezelf maar ook voor onze vrienden van de belastingdienst. Ik raad je aan om 1 van de volgende 2 adviezen op te volgen wanneer je dit goed wilt doen:

1. Besteed het uit

Zoek een goede, betrouwbare boekhouder aan wie je jouw facturen, bonnetjes en rekeningafschriften doorstuurt. Zij kunnen dit dan allemaal netjes voor je verwerken, BTW en belasting afdragen en waar mogelijk belasting voor je besparen/regelingen voor ondernemers toepassen.

2. Gebruik Reeleezee

Deze optie gebruik ik zelf.

Ik heb overigens wel altijd wat extra ogen die mijn boekhouding controleren daar mijn ouders een boekhoudkantoor hebben, een van mijn broers accountant was en mijn broertje accountancy studeert… 😉

ReeLeeZee is een prachtig online boekhoudpakket waar je (zelfs al leek) jouw volledige boekhouding zelf webbased kan bijhouden. Het voordeel daarvan is dat je er altijd en overal op kunt inloggen en dat er goede back-ups zijn. Ik heb ReeLeeZee direct gekoppeld aan mijn ABN AMRO Rekening, zodoende kan ik in ReeLeeZee alle bij- en afschrijvingen zien. Wanneer ik op zo’n mutatie klik kan ik aangeven wat het precies voor verdienste of uitgave is en vervolgens wordt dit netjes ingeboekt in mijn boekhouding.

Door te werken met PayPro en ReeLeeZee heb ik een superoverzichtelijke administratie die tot op de eurocent nauwkeurig inzicht geeft in hoe ik er voorsta. Ik besteed elke week (op vrijdag) zo’n 15 minuten aan mijn boekhouding. Ik vind het zelf fijn om dit te doen zodat ik goed inzicht heb in mijn financiën en door dit zelf te gaan doen bij de start van mijn bedrijf heb ik mijn “financiële IQ” ontzettend verhoogd. Alle succesvolle ondernemers hebben van dag tot dag perfect inzicht in hun financiën, of zij dit nu zelf bijhouden of niet. Ze snappen in ieder geval alle details!

Klik hier voor een boekhouder die werkt met ReeLeeZee.

Klantenservice

Dit is een van de moeilijkste dingen om onder controle te krijgen als ondernemer omdat uitbesteden vaak eng is en het (zolang je het zelf doet) een van de grootste tijdslurpers op een werkdag is. Veel ondernemers verliezen hier het meeste tijd omdat ze constant hun mailbox open hebben staan en zich dus ook constant laten afleiden door de binnenkomende mails en de aandacht die anderen van hen vragen.

In mijn geval kost mijn klantenservice weinig tijd en moeite. Door een Kennisbank op mijn website te hebben vang ik een groot percentage van alle “standaard vragen” al af. Ik hoef de mailtjes die nog wel binnenkomen vaak alleen maar te beantwoorden met een linkje naar een artikel op mijn website waarin het antwoord te vinden is.

Daarnaast geef ik vaak webinars en gratis seminars waar mensen met vragen terecht kunnen, zo kan ik dan in een klap alle brandende vragen beantwoorden en hoef ik niet dag in, dag uit zitten typen. Ik heb daarnaast ook nog een internet marketing forum waarop vragen gesteld kunnen worden, deze werk ik ook regelmatig aan of soms is iemand anders me voor en is het antwoord al gegeven, ideaal!

Ook via het forum worden er nooit dubbele vragen gesteld omdat de structuur zo inzichtelijk is dat mensen met vragen hun antwoorden zelf wel vinden. Alles leuk en aardig… het beste wat je natuurlijk nog steeds kunt doen is je klantenservice uitbesteden zodat je er helemaal geen tijd in hoeft te steken maar vooralsnog belemmert het mij niet zolang ik het op deze manier doe.

Zolang je klantenservice een dagelijks terugkerende taak is welke veel uren kost zul je nooit vrij zijn van je business. Je blijft dan in zekere zin een werknemer van je eigen bedrijf…

Personeel

Het beste advies wat ik je kan geven omtrent personeel is heel kort: niet doen. Tenzij je een business hebt waar je echt niet anders kan (wat bij een internet marketing business nooit zo is) raad ik je aan om zonder personeel te gaan werken. Ga kijken naar alles wat je kunt automatiseren of uitbesteden alvorens je personeel in dienst gaat nemen. Via Freelance.nl kun je gemakkelijk aan freelancers komen en via SiteDeals.nl vind je ook nog wel eens handige jongens om bepaalde taken voor jou (tegen een gunstig uurtarief) op te knappen.

Distributie

Als laatste onderdeel dan nog distributie. Doe je dit zelf of heb je dit geautomatiseerd/uitbesteed?

Wanneer je fysieke producten verkoopt dan zou mijn eerste advies zijn om de distributie uit te besteden aan een goed Fulfilment bedrijf in plaats van zelf alle producten in enveloppen/dozen te stoppen en naar het postkantoor te brengen. Een goed Fulfilment bedrijf wat je hiervoor kunt gebruiken is MISI, zij doen werkelijk waar alles voor je!

Wanneer je digitale producten verkoopt dan raad ik je aan om dit 100% te automatiseren, zorg dat een klant na betaling direct toegang heeft tot je e-book, audioprogramma, online video cursus, lidmaatschap etc. Ook wanneer je klant een wachtwoord nodig heeft om bij je product te kunnen is het slim om dat te automatiseren, stuur je klant na betaling door naar een pagina waar hij een naam/wachtwoord op kan geven voor je programma (kan met PayPro).

Over de schrijver
Tonny Loorbach is de oprichter en eigenaar van de IMU en enkele andere software- en online marketing bedrijven. Met zijn boek 'Doelgerichte SEO' scoorde hij in 2018 een #1 besteller. Naast SEO is Tonny specialist op het gebied van WebPsychologie; een combinatie van conversie optimalisatie, online gedragspychologie en neuromarketing.
wim leegwater

Door

wim leegwater

op 2 February 2011

Mooi overzicht. En zo kun je mooi je focus houden op de geldverdienende zaken met vr gr

wim leegwater

Door

wim leegwater

op 2 February 2011

excuus website was onjuist

michael muusers

Door

michael muusers

op 2 February 2011

Hallo Tonny Bedankt voor de goede tips en wat een goed gevulde blog, petje voor af! Michael.

Frans Wiersma

Door

Frans Wiersma

op 3 February 2011

Fulfilment? Werkt als je boeken of CDtjes verkoopt, maar met iets spannendere producten werkt dat echt niet zo eenvoudig. Speciale verzoeken van klanten, last minute pakketjes, even gauw een product er bij pakken om vraag over het product te beantwoorden of een kwaliteitscontrole uitvoeren? Helaas dat gaat niet meer.

koensijbrands

Door

koensijbrands

op 6 April 2011

Uitbesteden : Http://www.Odesk.com vind ik zelf ideaal om freelancers te zoeken , goedkoop en snel. Mvg, Koen

Rick Stewart

Door

Rick Stewart

op 7 August 2014

Interessant! Persoonlijk hele goede ervaringen met Offective Online boekhouden!

website88

Door

website88

op 31 August 2015

Hoi, Interessant maar het is nog altijd niet duidelijk bij Paypro wie je nu als affiliate moet factureren. Ik bedoel, je plaats een banner van de verkoper via Paypro op je website. De commissie wordt uitbetaald. Maak je dan een factuur op naar de verkoper of naar Paypro. Ik vind geen info over hun werkwijze eigenlijk. Alles hangt af wat de verkoper ingeeft in zijn boekhouding. Bedankt

Reactie plaatsen