Boekhouding en administratie van je website of webshop automatiseren?
8 augustus 2013 

Automatiseer jij je boekhouding en administratie al?

Ook als internet ondernemer zul je regelmatig bezig zijn met je boekhouding. Je maakt facturen voor klanten, voert inkoopbonnetjes en -facturen in of houdt bij of je klanten betaald hebben of niet.

Je kunt dit ook volledig uitbesteden aan een administratiekantoor, maar vaak zie ik in de praktijk dat hier (te) hoge bedragen voor worden gerekend.

Veel traditionele administratiekantoren “snappen” het internet ondernemen nog niet helemaal…

Zij voeren de boekhouding  daarom op de ouderwetse (lees: tijdrovende) manier in plaats van gebruik te maken van vergaande automatisering…

Als online ondernemer heb je het voordeel dat alles in principe al digitaal is. Klanten vullen online hun gegevens in en de betaling gaat via een online betaalsysteem.

Alle data die je nodig hebt voor je administratie is dus al digitaal beschikbaar en het is dan ook onzin om dit vervolgens nog eens handmatig te (laten) verwerken. Door slimme koppelingen kun je de administratie vrijwel volledig automatiseren.

Administratie van je website of webshop automatiseren?

Elke administratie bestaat in de basis uit 3 onderdelen:

  1. Verkopen
  2. Inkopen
  3. Bankboekingen (betalingen)

Dit is ook meteen het controlemechanisme, je hebt verkoop- en inkoopfacturen en controleert via de bank of deze facturen zijn betaald. Zodra je deze controle doet zie je welke verkoopfacturen nog niet zijn betaald en van welke kosten je de facturen mist.

Verkopen

Online boekhouding / administratieVerkopen zijn volledig te automatiseren door een koppeling te maken tussen je website/webshop en een administratiepakket. Zelf werk ik met Reeleezee en hier is een open XML koppeling voor beschikbaar. Deze koppeling kun je op je site toevoegen en vanaf dat moment komt elke verkoop via je website of webshop automatisch goed in de administratie terecht.

Je moet dit één keer inrichten en hoeft er dan niet meer naar om te kijken. Je kunt zelfs zover gaan dat je verschillende productgroepen maakt in het administratie pakket. Je ziet dan altijd met één druk op de knop welke producten je hebt verkocht en wat de omzet is geweest over een bepaalde periode.

Ook met andere administratiepakketten zijn koppelingen te leggen, voor sommige veel voorkomende systemen zijn standaard koppelingen beschikbaar en meestal is er de mogelijkheid om op maat een koppeling te (laten) maken wanneer deze niet standaard beschikbaar is.

Het maken van verkoopfacturen kun je hiermee ook automatiseren, op die manier krijgen klanten een professionele factuur en hoef je niet zelf in Word of Excel aan de slag om facturen te maken.

Inkopen

Facuren scanen, direct in je administratie!Ook aan de inkopen kant valt veel te automatiseren. Ik verbaas me er over dat er nog altijd administratiekantoren zijn die verwachten dat klanten PDF facturen uitprinten zodat zij ze vervolgens kunnen overtypen in de administratie. Zonde van de tijd.

Moderne administratiepakketten ondersteunen het inscannen en/of uploaden van facturen. Het pakket waar ik mee werk (Reeleezee) kan zelfs PDF bestanden “lezen” en doet automatisch een boekingsvoorstel op basis van deze bestanden.

Zelf doe ik alles digitaal, ook facturen die ik fysiek krijg scan ik in zodat deze ook netjes in de administratie hangen bij de bijbehorende boeking. Ook hier is het een kwestie van één keer goed inrichten en dan gaat het gootste deel automatisch.

Bankboekingen (betalingen)

Zoals eerder gezegd gebruik je de bank eigenlijk vooral om te controleren of alle facturen zijn betaald en of je geen kostenfacturen over het hoofd hebt gezien. Voor de standaard bankrekeningen gaat dit vaak wel goed, dit kun je automatisch koppelen of elke maand importeren met bijvoorbeeld een MT940 formaat (standaard formaat voor alle banken).

Betaalsystemen (PSP) voor websites en webshopsLastiger wordt het als je met online betaalsystemen werkt, je zult merken dat je altijd batchbedragen op je bankrekening krijgt gestort met de betalingen van de afgelopen dagen of week. Hierdoor is het niet goed na te gaan welke facturen nu betaald zijn en welke nog open staan.

De oplossing hiervoor is om het betalingssysteem als extra bankrekening in te voeren in de administratie, hiermee heb je alle individuele boekingen netjes in de administratie en kun je ze één op één koppelen met verkoopfacturen.

Deze koppelingen zijn vaak niet standaard beschikbaar, als je veel transacties hebt kan het zeker uit om dit te laten maken of hier zelf iets voor te ontwikkelen. Het is mij voor de meest voorkomende betaalsystemen gelukt om te koppelen met het administratiepakket.

De ideale boekhouding

Als je de administratie hebt ingericht zoals hierboven beschreven dan blijft er weinig werk over. De verkopen zitten automatisch in de administratie en door de koppeling met het betalingssysteem zie je ook vanzelf welke facturen zijn betaald en welke niet.

Aan de kostenkant loop je één keer per maand of per kwartaal door geüploade lijst om te zien welke facturen nog niet goed geboekt zijn en maak je een handmatige boeking.

Door deze opzet te gebruiken heb je aan de omzetkant altijd real-time inzicht en kun je eenvoudig je kosten bijwerken zodat je een volledig up-to-date overzicht hebt van kosten en opbrengsten.

Zelf doen of uitbesteden?

Als je verstand hebt van boekhouden en je vindt het leuk om te doen dan kun je dit zelf doen. Als je er geen verstand van hebt of er tegenop ziet dan raad ik je aan het uit te besteden. Ook als je het uitbesteedt kun je altijd zelf meekijken in de administratie, dus het inzicht heb je dan wel, je hoeft het alleen niet zelf in te voeren.

Je kunt ook kijken naar vormen waarbij je een deel zelf doet en een deel uitbesteedt. Ik heb klanten waar ik de gehele boekhouding voor doe, maar ook klanten die zelf facturen maken en hun debiteurenbeheer bijhouden vanuit het administratiepakket.

Heb je de administratie al uitbesteed?

Ga dan eens na of jouw boekhouder bovenstaande punten goed toepast en niet teveel handmatig werk doet. Misschien valt er nog wel een hoop tijd (= geld) te besparen!

Over de schrijver
Tonny Loorbach is ondernemer en investeerder. Hij specialiseert zich sinds 2007 in online marketing en richtte in 2010 de IMU op. Inmiddels is hij naast de IMU eigenaar van 5 andere software- en online marketing bedrijven (Phoenix, Huddle, Plug&Pay, Switch en Salespassie), heeft hij zijn eigen stichting (De Loorbach Foundation) en een investeringsmaatschappij (Loorbach²). Tonny trainde al 120.000+ ondernemers en met zijn boek 'Doelgerichte SEO' scoorde hij een #1 besteller. Naast SEO is Tonny specialist op het gebied van WebPsychologie; een combinatie van conversie optimalisatie, online gedragspychologie en neuromarketing.
Tim van Orsouw

Door

Tim van Orsouw

op 10 August 2013

Interessant artikel. Sinds dit jaar werk ik in mijn praktijk met een gehuurde mobiele PIN-automaat. Het nadeel is dat ik dan de volgende dag alle facturen bij elkaar als één bedrag op mijn rekening ontvang. Vroeger kon ik altijd mijn bankafschriften uploaden en dan kon mijn systeem zien van wie de bedragen afkomstig waren. Het bonnetje wat nu uit mijn automaat rolt na de dagafsluiting is niet voldoende specifiek. Wat zou hier de beste oplossing voor zijn? Ik ben ook aan het overwegen om dan over te stappen op een programma als Reeleezee. Heb jij misschien voorbeelden of suggesties van hoe therapeuten zoals ik dat zouden kunnen doen?

Gerhard Loorbach

Door

Gerhard Loorbach

op 12 August 2013

Beste Tim, De meest efficiënte optie is om met een gekoppeld kassasysteem te gaan werken. Reeleezee heeft bijvoorbeeld een eigen kassasysteem die automatisch koppelt met de software. Hierdoor komen de kassatransacties automatisch in je boekhouding terecht en worden de betaalde bedragen automatisch gekoppeld aan de facturen/bonnetjes. Je zou er ook voor kunnen kiezen alleen de kassasoftware te gebruiken, dit kan op een normale PC geïnstalleerd worden en hier kun je een PIN terminal aan koppelen. Als je geen gekoppelde software gebruikt is het wel handig als je transactieoverzichten krijgt waarop je de detailbetalingen ziet, anders kun je nooit een 1 op 1 koppeling leggen tussen facturen en betalingen. Als je specifieke vragen hebt kun je altijd even contact met me opnemen.

Henri

Door

Henri

op 28 May 2015

Interessant, ik gebruik nu http://www.boekhoudprogramma-online.nl/ als boekhoudsysteem maar ga nu toch eens http://www.reeleezee.nl/ testen gezien hun kassaoplossing.

Elma de Bruijn

Door

Elma de Bruijn

op 5 July 2014

Goed dat dit artikel tussen de internet marketing artikelen staat. Veel ondernemers zijn nog te veel hoofdzakelijk bezig met de omzet, dus marketing. Alleen dit is 1 facet van ondernemen. Een andere belangrijke pilaar is: financien, dus ook boekhouden! De derde pilaar is je product of dienst ;-)

Frank Egberts

Door

Frank Egberts

op 14 September 2015

Leuk artikel, voor http://www.voetbalshirtskoning.nl zijn we nu ook bezig de boekhouding volledig te automatiseren. We gaan ook voor zo min mogelijk handmatige handelingen. Releezee lijkt daarom een goed optie, we gaan het eens bekijken!

Erik

Door

Erik

op 18 July 2016

Automatiseren heeft zeker veel voordelen! Echter moet je dan wel nog het juiste boekhoudprogramma vinden dat bij je onderneming past. Door middel van de keuzehulp heb je zo de juiste partij gevonden.

Diederik van de Broek

Door

Diederik van de Broek

op 22 November 2016

En waar vindt ik zo'n keuzehulp? Ik had hier al gekeken: http://www.boekhoudsystemen.com/ maar vindt het aanbod nog wat beperkt?

Iris

Door

Iris

op 30 November 2017

Hoi Tonny, Inderdaad het automatiseren is onmisbaar in deze online wereld. Goede blog, helemaal handig is de bankkoppeling met je boekhoudprogramma idd of de Elektronische BTW-aangifte. Ik heb zelf een eigen dansschool en was opzoek naar een geschikt boekhoudprogramma, waarbij ik de BTW-aangifte elektronisch kon doen. Hier kon ik terecht op https://appwiki.nl/. Deze site gaf een goed overzicht en een top 3 van boekhoudprogramma's. Ook met een heel handig filter, daarmee kon je gelijk de functiemogelijkheden aanklikken. Heel handig. Dank voor de goede blog!

Julian

Door

Julian

op 5 January 2018

Mag ik ook een aantal jaren geleden vanaf administratie

Pim Battem

Door

Pim Battem

op 16 April 2018

Dank je wel voor dit heldere overzicht. Ik ben het met je eens dat je als ondernemer het beste zoveel mogelijk kunt automatiseren. Dat scheelt je een hoop kopzorgen. Groeten van Pim

Remco

Door

Remco

op 24 January 2019

Hoi Tonny, Goed blog. Wij zijn ook voorstander om zo veel mogelijk van je boekhouding te automatiseren. Er zijn momenteel veel goede cloud boekhoudprogramma's op de markt die je veel werk uit handen kunnen nemen. Ik heb zelf gekozen voor een boekhoudprogramma met scan en herkenfunctie. https://www.ondernemers-loket.nl/boekhoudprogramma heb ik een goed overzicht gekregen van boekhoudpakketten.

Reactie plaatsen