Automatiseer jij je boekhouding en administratie al?

Ook als internet ondernemer zul je regelmatig bezig zijn met je boekhouding. Je maakt facturen voor klanten, voert inkoopbonnetjes en -facturen in of houdt bij of je klanten betaald hebben of niet.

Je kunt dit ook volledig uitbesteden aan een administratiekantoor, maar vaak zie ik in de praktijk dat hier (te) hoge bedragen voor worden gerekend.

Veel traditionele administratiekantoren “snappen” het internet ondernemen nog niet helemaal…

Zij voeren de boekhouding  daarom op de ouderwetse (lees: tijdrovende) manier in plaats van gebruik te maken van vergaande automatisering…

Als online ondernemer heb je het voordeel dat alles in principe al digitaal is. Klanten vullen online hun gegevens in en de betaling gaat via een online betaalsysteem.

Alle data die je nodig hebt voor je administratie is dus al digitaal beschikbaar en het is dan ook onzin om dit vervolgens nog eens handmatig te (laten) verwerken. Door slimme koppelingen kun je de administratie vrijwel volledig automatiseren.

Administratie van je website of webshop automatiseren?

Elke administratie bestaat in de basis uit 3 onderdelen:

1. Verkopen
2. Inkopen
3. Bankboekingen (betalingen)

Dit is ook meteen het controlemechanisme, je hebt verkoop- en inkoopfacturen en controleert via de bank of deze facturen zijn betaald. Zodra je deze controle doet zie je welke verkoopfacturen nog niet zijn betaald en van welke kosten je de facturen mist.

Verkopen

Verkopen zijn volledig te automatiseren door een koppeling te maken tussen je website/webshop en een administratiepakket. Zelf werk ik met Reeleezee en hier is een open XML koppeling voor beschikbaar. Deze koppeling kun je op je site toevoegen en vanaf dat moment komt elke verkoop via je website of webshop automatisch goed in de administratie terecht.

Je moet dit één keer inrichten en hoeft er dan niet meer naar om te kijken. Je kunt zelfs zover gaan dat je verschillende productgroepen maakt in het administratie pakket. Je ziet dan altijd met één druk op de knop welke producten je hebt verkocht en wat de omzet is geweest over een bepaalde periode.

Ook met andere administratiepakketten zijn koppelingen te leggen, voor sommige veel voorkomende systemen zijn standaard koppelingen beschikbaar en meestal is er de mogelijkheid om op maat een koppeling te (laten) maken wanneer deze niet standaard beschikbaar is.

Het maken van verkoopfacturen kun je hiermee ook automatiseren, op die manier krijgen klanten een professionele factuur en hoef je niet zelf in Word of Excel aan de slag om facturen te maken.

Inkopen

Ook aan de inkopen kant valt veel te automatiseren. Ik verbaas me er over dat er nog altijd administratiekantoren zijn die verwachten dat klanten PDF facturen uitprinten zodat zij ze vervolgens kunnen overtypen in de administratie. Zonde van de tijd.

Moderne administratiepakketten ondersteunen het inscannen en/of uploaden van facturen. Het pakket waar ik mee werk (Reeleezee) kan zelfs PDF bestanden “lezen” en doet automatisch een boekingsvoorstel op basis van deze bestanden.

Zelf doe ik alles digitaal, ook facturen die ik fysiek krijg scan ik in zodat deze ook netjes in de administratie hangen bij de bijbehorende boeking. Ook hier is het een kwestie van één keer goed inrichten en dan gaat het gootste deel automatisch.

Bankboekingen (betalingen)

Zoals eerder gezegd gebruik je de bank eigenlijk vooral om te controleren of alle facturen zijn betaald en of je geen kostenfacturen over het hoofd hebt gezien. Voor de standaard bankrekeningen gaat dit vaak wel goed, dit kun je automatisch koppelen of elke maand importeren met bijvoorbeeld een MT940 formaat (standaard formaat voor alle banken).

Lastiger wordt het als je met online betaalsystemen werkt, je zult merken dat je altijd batchbedragen op je bankrekening krijgt gestort met de betalingen van de afgelopen dagen of week. Hierdoor is het niet goed na te gaan welke facturen nu betaald zijn en welke nog open staan.

De oplossing hiervoor is om het betalingssysteem als extra bankrekening in te voeren in de administratie, hiermee heb je alle individuele boekingen netjes in de administratie en kun je ze één op één koppelen met verkoopfacturen.

Deze koppelingen zijn vaak niet standaard beschikbaar, als je veel transacties hebt kan het zeker uit om dit te laten maken of hier zelf iets voor te ontwikkelen. Het is mij voor de meest voorkomende betaalsystemen gelukt om te koppelen met het administratiepakket.

De ideale boekhouding

Als je de administratie hebt ingericht zoals hierboven beschreven dan blijft er weinig werk over. De verkopen zitten automatisch in de administratie en door de koppeling met het betalingssysteem zie je ook vanzelf welke facturen zijn betaald en welke niet.

Aan de kostenkant loop je één keer per maand of per kwartaal door geüploade lijst om te zien welke facturen nog niet goed geboekt zijn en maak je een handmatige boeking.

Door deze opzet te gebruiken heb je aan de omzetkant altijd real-time inzicht en kun je eenvoudig je kosten bijwerken zodat je een volledig up-to-date overzicht hebt van kosten en opbrengsten.

Zelf doen of uitbesteden?

Als je verstand hebt van boekhouden en je vindt het leuk om te doen dan kun je dit zelf doen. Als je er geen verstand van hebt of er tegenop ziet dan raad ik je aan het uit te besteden. Ook als je het uitbesteedt kun je altijd zelf meekijken in de administratie, dus het inzicht heb je dan wel, je hoeft het alleen niet zelf in te voeren.

Je kunt ook kijken naar vormen waarbij je een deel zelf doet en een deel uitbesteedt. Ik heb klanten waar ik de gehele boekhouding voor doe, maar ook klanten die zelf facturen maken en hun debiteurenbeheer bijhouden vanuit het administratiepakket.

Heb je de administratie al uitbesteed?

Ga dan eens na of jouw boekhouder bovenstaande punten goed toepast en niet teveel handmatig werk doet. Misschien valt er nog wel een hoop tijd (= geld) te besparen!